Teamassistent*in Wirtschaftliche Jugendhilfe (m/w/d)

Teamassistent Wirtschaftliche Jugendhilfe (m/w/d) (E 5 TVöD) (415/2024)

Der Fachbereich Bildung ist einer der größten Fachbereiche der Stadtverwaltung und sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Unterstützung für das Team Wirtschaftliche Jugendhilfe. Die Aufgaben des Fachbereichs Bildung untergliedern sich in zwei Arbeitsgebiete: Die Kinder- und Jugendhilfe als Teil des Fachbereichs ist vorrangig für alle Aufgaben nach dem Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) und dem Kinder- und Jugendhilfegesetz (KJHG) als öffentlicher Träger der Jugendhilfe der Stadt Halle (Saale) zuständig. Kinder und Jugendliche sollen gesund und beschützt aufwachsen. Bei Bedarf werden die Eltern und Familien dabei in der Erziehung, Betreuung und Bildung ihrer Kinder beraten und unterstützt. Vorbeugende, auf Freiwilligkeit beruhende, familienunterstützende Angebote und konkrete Hilfen tragen dazu bei, die Lebenssituation von Familien zu verbessern und Kinder und Jugendliche stark zu machen. Im zweiten umfangreichen Arbeitsgebiet erbringt der Fachbereich Leistungen im Bereich der öffentlichen Schulverwaltung. Die Schulverwaltung setzt die äußeren Schulangelegenheiten um und erfüllt die Pflichten des Schulträgers der Stadt Halle (Saale) für die derzeit 64 kommunalen Schulen auf dem Stadtgebiet.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen das Vorgangsmanagement (u. a. Akten- und Terminmanagement, Objektverantwortung, Statistik sowie Unterstützung der Führungskräfte)
• Sie kümmern sich um das IT-Management (u. a. Öffentlichkeitsarbeit in Plattformen der Jugendhilfe, Erfassung von Fallakten im Fachprogramm und Berechtigungsbeantragung)
• Sie sind für das Dokumentenmanagement zuständig und gelten als Kontaktperson für interne und externe Partner (m/w/d) (u. a. Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung sowie Empfang und Betreuung von Besuchern (m/w/d))
• Sie setzen die Datenschutzrichtlinien nach EU-DSGVO um (u. a. Beantwortung von Anfragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten, Archivführung und Mitarbeit in Projekten zum Datenschutz)
• Sie erledigen Aufgaben im Teambezug (z. B. Verwaltung von Schuldnerakten, Archivierung sowie Recherchetätigkeiten)

Unsere Anforderungen

Erforderlich sind:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige bzw. kürzere gleichgestellte kaufmännische Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I
• Erfahrung als Teamassistenz (z. B. im Rahmen der Ausbildung)

Erwünscht sind:

• Kenntnisse in den Bereichen Protokollführung, Archivierung und Statistik
• Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
• sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie der DIN 5008
• Zuverlässigkeit, hohe Motivation und Flexibilität
• Organisationsvermögen und Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
• gute Umgangsformen sowie ein freundliches und ausgeglichenes Auftreten

Wir bieten

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in der Entgeltgruppe 5 TVöD (ab 2.928,99 € bis 3.570,28 € brutto)
• eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit ist möglich)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
• attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
• Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
• gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
• eine umfassende Einarbeitung
• Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 13. November 2024.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.

Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.

Stadt Halle (Saale)

Der Oberbürgermeister