Sekretär*in der Abteilungsleitung Internationales und Protokoll und des/der Protokollchefs*in

Sekretär/in der Abteilungsleitung Internationales und Protokoll und des/der Protokollchefs/in des Landes Berlin (m/w/d)

Kennziffer: 59/24

Entgeltgruppe: E 8 TV-L

Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden

(eine vollzeitnahe Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich)

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

• Erstellen der täglichen Postmappe sowie Überwachung des elektronischen Posteingangs der Abteilung
• Koordination und Planung der Termine, Führen des Terminkalenders der/des Fachvorgesetzten
• Überwachung der Terminunterlagen und Wiedervorlagen
• Erledigung der täglichen Korrespondenz einschl. des elektronischen Schriftverkehrs
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung / Aufstellung für die Abrechnung)
• Koordinierung und Planung von Besucher- und anderen hochrangigen Protokollterminen
• Gästebetreuung von internationalen Gästen
• Organisation für die Abteilung (Raumvergabe innerhalb der Abteilung, Anwesenheitskontrolle)

Sie bringen mit:

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt Berlin mitgestalten können
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen
• die Möglichkeit, Beruf und Familie zu vereinbaren, indem Sie flexibel in Teilzeit und auch mobil arbeiten können (Die Senatskanzlei wurde am 07.12.2023 mit dem Gütesiegel "familienfreundlicher Arbeitgeber Land Berlin (GfA)" ausgezeichnet.)
• vielfältige Gesundheitsangebote, bei denen Sie an verschiedenen sportlichen Aktivitäten und am Chor teilnehmen können sowie die Nutzung einer kostenfreien externen Sozialberatung
• ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns für Chancengerechtigkeit einsetzen

Erforderliche Bewerbungsunterlagen:

• Bewerbungsanschreiben
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweise der Studien- bzw. Berufsabschlüsse (bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten; weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen)
• aktuelle dienstliche Beurteilungen/Arbeitszeugnisse (sollte keine aktuelle dienstliche Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie, die Erstellung einzuleiten)
• die Übersendung eines Passfotos ist nicht erforderlich
• Angehörige des öffentlichen Dienstes: Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht unter Angabe der personalaktenführenden Stelle als separates Schreiben
• ggf. bei Angabe der Schwerbehinderung: Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellungsbescheid

Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.

Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Der gesamte Auswahlprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.