Sachbearbeitung im Geschäftszimmer (m/w/d)baito Pro Job

Stellenausschreibung des Bezirksamtes Neukölln von Berlin.

Sachbearbeitung im Geschäftszimmer Büro des Bezirksstadtrats (m/w/d)

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

Als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Sekretariat des Bezirksstadtrats für Soziales und Gesundheit sichern Sie den reibungslosen Informationsfluss und den Ablauf im Geschäftsbereich des Bezirksstadtrats, u.a. durch die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie das Führen des elektronischen Kalenders des Bezirksstadtrats. Sie bereiten die Unterlagen für die Bezirksamtssitzungen, die Bezirksverordnetenversammlung und für Ausschusssitzungen auf und vor, erteilen Auskünfte an Bürgerinnen und Bürger und überwachen die Einhaltung von Fristen.

• Telefon- und Auskunftsdienst
• umfassende Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung sowie Verteilung der Posteingänge auch im elektronischen Vorgangsbearbeitungssystem, Bewertung von Dringlichkeiten und Relevanz
• eigenständige Anforderung, Koordination und vollständige Zusammenstellung notwendiger Unterlagen zu Sitzungen und Terminen des Bezirksstadtrats (dabei auch eigene Recherche zu den Themen über die Kerntagesordnungspunkte hinaus und sachgerechte Informationszusammenstellung)
• Regelung des Besucherverkehrs und Terminplanung,- überwachung und -kontrolle; Abstimmung mit zu beteiligenden internen und externen Dritten inkl. Führung des elektronischen Terminkalenders
• organisatorische Vorbereitung von Sitzungen bzw. Veranstaltungen des Bezirksstadtrats

Das Bezirksamt Neukölln von Berlin bildet in vielen Bereichen Nachwuchskräfte aus, um diese auf ihre zukünftige Arbeit vorzubereiten. Bei Bedarf wird die Bereitschaft zur Anleitung von Nachwuchskräften (Auszubildende, Praktikant/-innen, Dual Studierende usw.) vorausgesetzt.

Qualifikation:

Abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (VL I) oder abgeschlossene Ausbildung zum/ zur:

• Verwaltungsfachangestellten
• Fachangestellten für Bürokommunikation
• Kauffrau/-mann für Büromanagement

oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Die fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen sind der Anlage im beigefügten PDF unter "Weitere Informationen" zu entnehmen.

Wir bieten:

• eine interessante, vielfältige und gemeinwohlorientierte Tätigkeit für die beste Stadt der Welt, in der Sie wichtige Lebensbereiche und Belange der Einwohner/-innen Berlins aktiv mitgestalten können
• einen sicheren Job in unsicheren Zeiten mit geregeltem Einkommen
• ein prämiertes Personal- und Gesundheitsmanagement mit einem Weiterentwicklungsangebot, in welchem Sie Ihre persönlichen Kompetenzen stetig individuell weiterentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der Fort-und Weiterbildung nutzen und sich so Karrierechancen eröffnen
• die kostenfreie Nutzung einer externen Mitarbeitendenberatung
• eine lebensphasenorientierte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten: flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit), Teilzeitbeschäftigung oder alternierende und mobile Telearbeit
• 1 h Dienstbefreiung pro Woche für die Nutzung einer Vielfalt betrieblich geförderter Sportangebote
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge
• ein kollegiales und kreatives Arbeitsumfeld in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns für Chancengleichheit einsetzen
• bezuschusstes Firmenticket/Hauptstadtzulage

Erforderliche Bewerbungsunterlagen:

• ein Bewerbungsschreiben
• ein lückenloser tabellarischer Lebenslauf
• ein aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis/Leistungsbericht und alle für das Aufgabengebiet relevanten Arbeitszeugnisse/Leistungsberichte
• Abschlusszeugnis Ihrer Berufsausbildung
• bei Qualifizierungen die nicht in der Bundesrepublik Deutschland erlangt wurden: eine Gleichwertigkeitsbescheinigung und beglaubigte Übersetzung Ihres Abschlusses

Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.

Beschäftigte (auch ehemalige) aus dem öffentlichen Dienst fügen zudem bitte eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte bei.