Sachbearbeiter*in/Assistenz (w/m/d)baito Pro Job

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

In der Arbeitsgruppe „Allgemeine Dienste“ kümmern wir uns im Rahmen des Facility Managements unter anderem um Veranstaltungen, Schlüssel­verwaltung, betriebliche Mittagsverpflegung, Gebäudereinigung, Fuhrpark, Geländepflege, Trans­porte und Entsorgungen. Hier suchen wir Unter­stützung und wollen folgende Stelle besetzen:

Sachbearbeiter:in/Assistenz (w_m_d)

Kennziffer 9979

Starten Sie jetzt Ihre Zukunft bei uns, - wir setzen auf Ihr Engagement und Fachwissen! Sie erwartet ein Arbeitgeber, der Ihr Engagement und Ihre Leistungen zu schät­zen weiß. Erfahrene Kolleginnen und Kollegen, mit denen Sie ein kompetentes Service-Team bilden, begleiten Ihre individuelle Einarbeitung in Ihr abwechslungsreiches Aufga­ben­gebiet.

Ihr Aufgabengebiet:

• selbstständige Koordination des administrativen Tagesgeschäfts der Arbeitsgruppe
• Erstellen und Pflege von Daten im Tagesgeschäft, Überwachung der Aktualität und Qualität der Intranetbeiträge der Abteilung und Verlinkungen mit anderen Organisa­tionseinheiten
• organisatorische Vor- und Nachbereitung, Protokollierung und Begleitung von inter­nen und externen Terminen (auch hybrid mit Videokonferenz)
• schriftliche und mündliche Kommunikation mit externen Dienstleistern sowie Gästen und Beschäftigten unterschiedlichster Nationalitäten auf Deutsch und Englisch
• Übernahme und Vertretung bestehender Aufgaben der Arbeitsgruppe: Fest­legung des Leistungs­umfangs, Leistungsanfor­derungen, Überwa­chung der Durch­führung, Kontrolle und Abnahme der Ausführung sowie Rechnungsprüfung
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für die Arbeitsgruppen- und die Abteilungsleitung in Form von Präsentationen, Übersichten und Statistiken
• Kontrolle des in der Arbeitsgruppe verantworteten Jahresbudgets

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilien- oder Hotelkauffrau/-mann)
• mehrjährige einschlägige Erfahrung im Sekretariatsmanagement (wünschenswert im Bereich des öffentlichen Dienstes oder anderer Servicebereiche)
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen verbunden mit Einsatz­freude, Belastbarkeit und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungs­orientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook/Thunderbird), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben bei flexibler Arbeitszeit­gestaltung
• einen attraktiven, modern ausgestatteten Arbeitsplatz im Wissen­schafts­park Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg mit guter Erreich­barkeit zum nahegele­genen Potsdamer Hauptbahnhof
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes, u.a. Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Job Ticket
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein reichhaltiges Angebot betrieblicher Mittagsverpflegung auf dem Campus
• aktive Betriebssportgruppen aus den Bereichen Yoga, Volleyball, Fußball, Salsa
• eine Betriebskindertagesstätte und ein voll ausgestattetes Eltern-Kind-Büro
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.