Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter als Projektunterstützung (d/m/w) (50/25)

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Wichtige Informationen

Arbeitsbeginn : schnellstens
Bewerbungsfrist : 13. April 2025
Befristung : befristet
Vergütung : bis E 9c TVöD
Standort : Berlin
Referenznummer : 1281173

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unser Fachgebiet ZIG 4 „Public Health Laborunterstützung“ freut sich auf Ihre Bewerbung!

Die Beschäftigung erfolgt im Rahmen des GHPP-Projekt WASP „Western Balkan Strategic Partnership for Health Protection“. Übergeordnetes Ziel des Projektes ist die Stärkung der Kernkompetenzen im Bereich der öffentlichen Gesundheit in der Westbalkan-Region. Die Umsetzung erfolgt in erster Linie durch Schulungen, Workshops, Seminare, Datenlabore und Beratungsaktivitäten. Labor- und Krankenhausbesuche orientieren sich an den identifizierten Bedürfnissen und Anforderungen.

Vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel wird eine Projekt-Verlängerung bis zum 31.12.2028 angestrebt.

Ihre Aufgabe bei uns

allgemeine administrative Projektunterstützung
administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen und internationalen Veranstaltungen, Workshops, Telefon- und Videokonferenzen inklusive Protokollführung, ggf. auch im Ausland
Überwachung der Termin- und Raumplanung
Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Projektbudgets
Bearbeitung von Rechnungen und Erstattungsanträgen
interne und externe Materialbeschaffung
selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs bzw. E-Mail-Korrespondenz und Schriftgutverwaltung inkl. Ablage
Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, z. B. im Bereich Veranstal-tungsmanagement, in der öffentlichen Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär/-in ODER
Bachelor mit vergleichbaren Inhalten (öffentliche Verwaltung ö.ä.)

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

in der Planung und Durchführung von internationalen Projekten, einschließlich der Kommunikation mit internationalen Partnern (Projektassistenz)
in der Organisation von Veranstaltungen mit internationalen Gästen
in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten
sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten (nachweislich sehr gute Kenntnisse im Tastschreiben)
sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen
Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mindestens B2, Englisch mindestens C1

Wünschenswert

berufliche Erfahrung im Ausland, insbesondere in Ländern des Westbalkans
Erfahrungen und Kenntnisse im Umgang mit der im RKI eingesetzten Software Mach Web, Fabasoft eGov-Suite sowie Travel Management System des Bundes (TMS); die Bereitschaft zur Einarbeitung in die Systeme ist erforderlich
Kenntnisse der relevanten Rechtsgrundlagen (z. B. Vergaberecht, Bundeshaushaltsordnung, Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung); die Bereitschaft zur Einarbeitung in die Rechtsgrundlagen ist erforderlich
Erfahrung in der Protokollführung und der Erstellung von Projektberichten
Sprachkenntnisse in Serbokroatisch

Persönliche Kompetenzen

Flexibilität auch in unvorhergesehenen Situationen
Leistungsbereitschaft durch vorausschauendes Handeln bezogen auf den eigenen Arbeitsbereich
Organisationsfähigkeit durch sinnvolle Strukturierung der eigenen Arbeit und Überblick über die eigenen Aufgaben
Kommunikationsfähigkeit durch zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten anderen gegenüber
Kooperations-/Teamfähigkeit durch vertrauensvolle und verlässliche Zusammenarbeit
Serviceorientierung durch Einstellung auf die jeweiligen Gesprächspartner und deren Bedürfnisse

Weitere Voraussetzungen

Bereitschaft zu Reisen und zur Teilnahme an internationalen Einsätzen insbesondere in die Partnerländer des Westbalkan, auch kurzfristig; gesundheitliche Voraussetzungen (Tropentauglichkeit) müssen erfüllt sein

Darauf können Sie sich bei uns freuen

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zur StellenID 1281173 / Referenznummer 1281173 bis zum 13. April 2025 ausschließlich über Interamt.

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Zuletzt aktualisiert am 26.03.2025