Personal Assistant*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Heinlein Support ist der Experte für sichere und freie Kommunikation. Datenschutz, Open Source und Digitale Souveränität gehören für unser Team aus 90 Mitarbeitern zur Unternehmens-DNA. Unser Linux-Wissen und unsere Erfahrung geben wir an der Heinlein Akademie, im persönlichen Consulting, beim individuellen Hosting und mit unserem E-Mail-Provider mailbox.org sowie unserer Videokonferenzlösung OpenTalk weiter. Zu unseren Kunden zählen neben Universitäten, Behörden und Unternehmen aller Größenordnungen, auch Provider und internationale Carrier.

Deine Aufgaben

• Du bist persönliche Assistenz: Als rechte Hand des Geschäftsführers übernimmst Du tatkräftig, vorausschauend und nachhaltig alle organisatorischen und operativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.
• Du übernimmst Verantwortung: Du bist für die reibungslose Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen sowie das Reisemanagement des Geschäftsführers verantwortlich.
• Du hast den Durchblick: Du managed den Terminkalender und das E-Mail-Postfach des Geschäftsführers, begleitest und protokollierst Termine und hältst proaktiv Projekte und Deadlines nach. Die Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen sowie die Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für in- und externe Termine gehören zu Deinem Alltagsgeschäft und bereiten Dir Freude.
• Du bist kommunikative Schnittstelle für Kollegen, Geschäftspartner und Kunden.

Dein Profil

• Du bist serviceorientiert: Du hast Freude an einer assistierenden Tätigkeit und eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen und bringst bereits mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Managementpositionen mit. Du überzeugst mit Deinem freundlichen und souveränen Auftreten. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen sind für Dich selbstverständlich.
• Du bist ein Organisationstalent: Du arbeitest im höchstem Maße strukturiert, eigenverantwortlich, vorausschauend und zuverlässig, kannst Dich flexibel und proaktiv auf abwechslungsreiche Aufgaben einstellen und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du bist ein Teamplayer: Du bist motiviert, engagiert und kommunikationsstark, arbeitest gern im Team und identifizierst Dich mit dem Unternehmen.
• Du bist versiert im Umgang mit Büro-Software, kennst Dich mit üblicher Office-Software gut aus und bist motiviert, Dich in neue Software und Tools einzuarbeiten.
• Du beherrschst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift und hast sehr gute Englischkenntnisse.

Wir bieten Dir

• Arbeit mit Sinn: Leidenschaft für freie und sichere Kommunikation. Begeisterung für Linux und OpenSource. Engagement für tolle Kunden.
• Wissen: Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben. Erfahrungsaustausch über alle Teams und Ebenen hinweg.
• Wachstum: Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung fördern wir gezielt.
• Work-Life-Balance: Wir ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. durch einen gelebten Überstundenausgleich.
• Inhabergeführtes Familienunternehmen: Mit 25 Jahren Geschichte garantieren wir in einem familiären Miteinander Stabilität und Sicherheit. Unsere Mitarbeiter beteiligen wir am gemeinsamen Unternehmenserfolg.
• Annehmlichkeiten: BVG-Firmenticket, Bio-Obst & Heißgetränke, ein wöchentlicher Masseur/Sporttrainer, ein zentrales Büro in Berlin-Prenzlauer Berg und regelmäßige gemeinsame Team-Events und -Aktivitäten machen das (Arbeits-)Leben schöner.

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