Office Manager:in (m/w/d)
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Intro
Als Office Manager bei der dena sind Sie für die Organisation des Empfangssekretariats an den Standorten der dena in Berlin verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben gehören die Betreuung der Telefonzentrale, Empfang von Kunden und Gästen, Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Buchhaltungsvorbereitungen und die Beauftragung von Dienstleistern. Sie sollten über eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung verfügen sowie gute Kenntnisse in Office 365, Deutsch und Englisch. Flexibilität, Teamfähigkeit und ein gepflegtes Auftreten sind wichtige Eigenschaften. Die Stelle ist in Vollzeit und befristet für zwei Jahre mit Option auf Übernahme.
Tasks
- Organisation der Abläufe im Empfangssekretariat
- Betreuung der Telefonzentrale und des E-Mail-Posteingangs
- Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten
- Bewirtung von Gästen
- Zuständigkeit für die Ausstattung und Ordnung der Büro- und Besprechungsräume
- Postbearbeitung und Büromaterialverwaltung
- Bearbeitung von Korrespondenz und Abwicklung von Kuriersendungen
- Beauftragung von Dienstleistern
- Vorbereitungen für die Buchhaltung
- Übernahme von Sonderaufgaben
Requirements
- Ausbildung zur/zum Bürokauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann oder vergleichbarer Abschluss
- Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit
- Sicherer Umgang mit Office 365
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Vorausschauende, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Hohes Engagement sowie Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Belastbarkeit und Flexibilität
- Souveränes, freundliches und gepflegtes Auftreten
- Organisationsgeschick, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
- Einsatz an verschiedenen Standorten
Benefits
- Familienfreundliche und individuelle Arbeitszeitmodelle
- Mobiles Arbeiten (bis zu 60% möglich) und Gleitzeit
- 30 Tage Urlaub
- 5 zusätzliche Kind-Krank-Tage bei vollem Gehalt
- Attraktive Arbeitsorte in Berlin
- Übernahme des Deutschlandtickets
- Zuschuss zur Bahncard
- Jährliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Beteiligung am Unternehmenserfolg
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Offene Arbeitsatmosphäre und Raum für Mitsprache und Gestaltung
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gesellschaftlich relevanten Themenspektrum
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