7 days ago
Full-time
Mid Level
#offenegesellschaft#digitalisierung#thinktank
Office Manager*in (m/w/d)baito Pro Job
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Intro
Das Aspen Institute Deutschland sucht ab sofort einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).
Tasks
- Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
- Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
- Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
- Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial, -einrichtung sowie technischer Ausstattung
- Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
- Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
- Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
- Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.
- Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
- Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen
- On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen
- Bearbeitung des Posteingangs
- Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Requirements
- Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
- Versierter Umgang mit MS Office
- Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
- Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
- Freude an Büro-Organisation
- Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Eigenmotivation
- Teamfähigkeit
- Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
Benefits
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
- Ein modernes Büro im Herzen Berlins
- Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
- Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld
7 days ago
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