Office Manager*in (m/w/d)

Office Manager/-in (m/w/d)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Berlin

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen selbständig administrative Aufgaben im Office Management und Empfangsbereich, insbesondere

• Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen
• Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung)
• Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage
• Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen
• Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung
• Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch)
• Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen
• Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc.
• Weiterentwicklung von Prozessen
• Unterstützung im Bewerbermanagement
• Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank
• Durchführung des Fristenmanagements
• Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B.
  • Kontakte zu Dienstleistern
  • Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering
  • Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste

Ihr Profil

Fachlich:

• Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Ausbildung
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, möglichst in einer Bank oder ähnlichem Umfeld (anspruchsvolle Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem Vorstands- oder Geschäftsführungsbereich)
• Stilsichere Ausdrucksweise und fehlerfreie Korrespondenz
• Versierter Umgang mit gängigen Kommunikationsmitteln und Kenntnisse moderner Präsentationstechnik
• Vertiefte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönlich:

• Eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Qualitätsorientierung, auch und besonders im Detail
• Hohe Auffassungsgabe, Leistungsbereitschaft und Motivation
• Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit unseren Geschäftspartnern

Warum wir?

Unsere Leistungen

• Unbefristeter Vertrag mit marktüblicher Vergütung und 30 Tagen Urlaub 
• Vollzeit und Teilzeit möglich
• Attraktive & sichere betriebliche Altersversorgung 
• Firmenticket ÖPNV & Employee Assistance Program

…und das „Drumherum“?

• Krisensicherer Arbeitsplatz
• Zentral gelegene & modern ausgestattete Büroräume, gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Vertrauensarbeitszeit und hybrides Arbeitsmodell (Mobiles Arbeiten und vor Ort)
• Wir legen Wert auf Teamspirit, angenehme Arbeitsatmosphäre & gemeinsame Events
• Einarbeitung durch erfahrene Kolleg/-innen 
• Förderung der Weiterbildung nach individuellem Bedarf
• flache Hierarchien & ein wertschätzendes „Du“

Kontaktdaten

Für Rückfragen stehen Ihnen Sandra Eppler (+49 30 4081885850) und Claudia Balzer (+49 30 4081885843) gern zur Verfügung. Bitte verwenden Sie den Button „Auf diese Stelle bewerben“ auf unserer Website oder richten Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen ausschließlich elektronisch an die Adresse: jo**********io@k****o.de