15 days ago
Full-time
Mid Level
#nachhaltigkeit#bildung#klima
Office Manager / Executive Assistant (m/f/d)
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Intro
Zur Verstärkung unseres Teams am Standort München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine<em>n Mitarbeiter</em>in, zunächst befristet auf zwei Jahre in Vollzeit.
Tasks
- Allgemeine administrative Tätigkeiten in der Geschäftsstelle
- Ansprechpartner*in für interne Anfragen
- Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung von externen Anfragen
- Empfang und Betreuung von Partner*innen und Gästen inkl. deren Bewirtung
- Unterstützung im Bereich Facility Management
- Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterialien
- Durchführung und Unterstützung bei Eventkoordinationen (inkl. Vorbereitung der Besprechungsräume)
- Koordination von Dienstleistern
- Bearbeitung des Posteingangs und –ausgangs sowie der Kuriersendungen
- Enge Zusammenarbeit und Vertretung der Leiterin des Office Managements / Vorstandsassistenz CEO
- Enge Zusammenarbeit innerhalb des Vorstandsbüros
- Terminkoordination (intern sowie extern) für den CFO
- Reiseplanungen und -buchungen, laufende Reisekostenabrechnung, Beschaffung von Visa
- Operative Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, bei der Erstellung von Präsentationen und Vorbereitung von Meetings
- Unterstützung / Backup für die Rechnungserfassung in DATEV SmartTransfer
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Backoffice
- Effiziente Nutzung aller gängigen MS Office-Produkte (Teams, Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
- Idealerweise Erfahrung mit DATEV SmartTransfer und Salesforce
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Dienstleistungsmentalität
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisationstalent
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Überblick in stressigen Situationen behalten, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
Benefits
- Interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
- Tätigkeit in einer kleinen, international arbeitenden Organisation mit flachen Hierarchien
- Kreatives, offenes und engagiertes Team
- Umfassende Einarbeitung in die internen Abläufe und neue Aufgabe
- Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von München mit sehr guter Verkehrsanbindung
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens nach der Einarbeitungsphase
- Verpflegungszuschuss
- 30 Tage Urlaub
15 days ago
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