Office & Operations Manager*in (m/w/d)

voize (Berlin): Office & Operations Manager (m/w/d) - Berlin

voize GmbH

Office & Operations Manager (m/w/d) - Berlin

Berlin, Deutschland (hybrid)

Angestellte/r

Management, Teamleitung

Bei voize revolutionieren wir die Pflege und automatisieren die Dokumentation mit künstlicher Intelligenz (KI). Mit voize können Pflegekräfte die Dokumentation frei am Smartphone einsprechen und unsere KI erstellt automatisch die richtigen strukturierten Dokumentationseinträge. So spart jede Pflegekraft 18 Minuten am Tag. Gleichzeitig wird die Doku Qualität stark gesteigert. Neben der Pflege wird voize auch in anderen Branchen wie z.B. beim TÜV eingesetzt.

Wir sind ein dynamisches Team, gefunded durch YCombinator und Redalpine, das es sich zum Ziel gemacht hat, cutting-edge Technologie mit sozialem Mehrwert zu vereinen.

Für die nächsten Schritte in Richtung Zukunft suchen wir dich als Operations Manager, um unsere schnell wachsende Organisation effektiv zu unterstützen!

Aufgaben

Deine Rolle und deine Verantwortlichkeiten sind vielfältig und du arbeitest mit so gut wie allen Teams bei voize zusammen:

• Buchhaltung & Finanzen: Unterstützung bei der Buchhaltung (z. B. Rechnungsstellung, Zahlungsmanagement, Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern).
• Onboarding: Du unterstützt unser People Team beim Onboarding neuer MitarbeiterInnen.
• Organisation und Prozessoptimierung: Organisation und Optimierung interner Prozesse sowie Unterstützung der Geschäftsführung und Teams bei operativen Aufgaben.
• Proaktive Problemlösung: Identifikation und Bearbeitung von Herausforderungen im Tagesgeschäft – du erkennst, was „brennt“, und findest pragmatische Lösungen.
• Office Management: Verantwortung für allgemeine Büroadministration, wie z. B. Bestellungen, Vertragsmanagement und Koordination von Dienstleistern.
• Eventmanagement: Planung und Durchführung interner Team- und externer Kunden-Veranstaltungen.

Qualifikation

• Du hast mehrere Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle gesammelt, idealerweise in einem dynamischen Startup-Umfeld.
• Du bringst idealerweise Erfahrung in Buchhaltung mit und bist routiniert im Umgang mit Buchhaltungssoftware.
• Deine Hands-on-Mentalität zeichnet dich aus: Du packst an, wo es nötig ist, und findest dich schnell in neuen Themen zurecht.
• Du bist hervorragend organisiert und kommunizierst klar und effektiv.
• Technologie und digitale Tools begeistern dich, und du nutzt sie routiniert in deiner täglichen Arbeit.
• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch
• Dein Lebensmittelpunkt ist in Berlin, und du bist bereit, 2–3 Tage pro Woche vor Ort im Office zu arbeiten.
• Accounting und Finanzen sind dein Schwerpunkt, und du bringst hier tiefes Fachwissen mit.

Benefits

• Wir sitzen in Berlin und bieten Flexibles Arbeiten an
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten, denn du weißt am besten, wann du am liebsten arbeitest!
• Wir haben eine offene Kultur und organisieren regelmäßige Teamevents und Workations
• Kostenloses Deutschland Ticket und Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Wir sind ein schnell wachsendes Start-up mit vielfältigen Herausforderungen, was dir die optimale Grundlage für schnelles persönliches Wachstum bietet
• Du kannst mit deiner Arbeit richtig was bewegen und hilfst Pflegekräfte zu entlasten
• Werde Teilhaber*in von voize mit deinen eigenen virtuellen Anteilen

Noch ein paar abschließende Informationen zum Team und Bewerbungsprozess:

Team

Unser Team bei voize besteht aus 35 leidenschaftlichen Mitgliedern, die in den Bereichen Produkt-/Entwicklung, Data, Customer Success, Sales, Support, Marketing und HR arbeiten. Wir sind ein dynamisches und ambitioniertes Team, das eng zusammenarbeitet, um unsere Sprach-KI-Lösungen für die Pflegebranche stetig zu verbessern. Unsere Unternehmenskultur bietet viel Freiheit in der Arbeitsweise und eine große Begeisterung für moderne Technologien. Bei voize legen wir großen Wert auf datengetriebene Entscheidungen, um Prozesse zu optimieren und unseren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Jeder im Team ist motiviert, kreativ zu denken und aktiv zur Weiterentwicklung unserer Produkte beizutragen. Hier findest du ein inspirierendes Umfeld, in dem du deine Fähigkeiten weiterentwickeln und gemeinsam mit uns die Pflegebranche revolutionieren kannst.

Bewerbungsprozess

• voize Talentcall
• Fachliches Interview
• Casestudy + Cultural Fit
• Vertragsgespräch

Wir freuen uns auf deine Bewerbung und dich kennenzulernen!

Aktualisiert: vor 2 Tagen

Job ID 13312455

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