Mitarbeit im Projekt- und Gremienbüro und Assistenz der A...

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Dienstort: Klosterstraße 64, 10179 Berlin) sucht ab sofort, unbefristet, eine

Mitarbeit im Projekt- und Gremienbüro und Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Kennziffer: IV 03/2025

Entgeltgruppe: E 9a TV-L

Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
Teilzeitbeschäftigung ist im Rahmen der üblichen Modelle möglich.

Beschreibung des Aufgabengebietes

Das Aufgabengebiet umfasst:

Unterstützung und Ansprechpartner/-in der Abteilungsleitung und der Projekt- und Gremienbüroleitung für organisatorische und administrative Fragen aller Art (Back-Office)
selbständige Erarbeitung einheitlicher und standardisierter Formatvorlagen und gleichwertige Durchdringung von Verwaltungsprozessen in der Abteilung in enger Abstimmung mit der Abteilungs-, Projekt- und Gremienbüroleitung sicherstellen
Recherche und analytische Unterstützung
Erfassungsaufgaben durchführen wie z. B. Projektstammdaten, Terminrückmeldedaten erheben, verteilen und beschaffen
Verwaltung von Terminen und Meetings
eigenständige Digitalisierung von Daten und Dokumenten zur Sicherstellung des effizienten und effektiven Informations- und Ablagemanagements im digitalen Büro der Abteilung
Verantwortung für die Vorbereitung der Bezirksstadträtesitzung
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes aller verwaltenden, organisatorischen und terminlichen Vorgänge sowie selbständige Erledigung des dazugehörigen Schriftverkehrs
Verantwortung und Sicherung der internen und externen Kommunikationsflüsse als Serviceeinheit innerhalb der Abteilung

Das bieten wir Ihnen

abgestimmte Fortbildungsangebote und vielfältige Möglichkeiten der individuellen Personalentwicklung sowie aktives Wissensmanagement (Einarbeitung, Wissenstransfer, etc.)
30 Tage Urlaub/Jahr und dienstfrei am 24. und 31. Dezember
eine Hauptstadtzulage (max. bis zu 150€ brutto monatlich bis Besoldungsgruppe A 13 bzw. Entgeltgruppe E 13) mit der Option der Inanspruchnahme eines BVG-Firmentickets
eine gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln im Stadtzentrum
einen familienfreundlichen Arbeitgeber: Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und durch die berufundfamilie gGmbH zertifiziert.
Work-Life-Balance durch flexible und individuelle Arbeits-(zeit)modelle unter Berücksichtigung dienstlicher Belange
moderner ergonomischer Arbeitsplatz und moderne Ausstattung (höhenverstellbarer Tisch, zwei Bildschirme, Notebook, etc.)
Bei Bedarf kann die im Verfahren ausgewählte Person in das Programm „Beschäftigtenwohnen“ der Senatsverwaltung für Inneres und Sport für die Vermittlung von Wohnraum aufgenommen werden. Weitere Informationen erhalten Sie von Herrn Frank Zippel, Tel.: 90223-2020“

Formale Anforderungen

Für Tarifbeschäftigte:

abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellte/r und
bereits bestehendes Beschäftigungsverhältnis zum Land Berlin

Im Rahmen der Personalentwicklung richtet sich die Ausschreibung ausschließlich an Höhergruppierungsbewerbende, die sich derzeit in der Entgeltgruppe E 8 befinden.

Fachliche Anforderungen

Für die Aufgabenwahrnehmung zwingend erforderlich und nachzuweisen:

Kenntnisse über Aufbau und Organisation der Berliner Verwaltung, des Geschäftsverfahrens sowie der Arbeitsverfahren und -abläufe einer Ministerialverwaltung
Außerdem von Vorteil sind:
Kenntnisse über die Aufbau- und die Ablauforganisation der Abteilung IV
Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit im Leitungsbereich (innerhalb oder außerhalb einer öffentlichen Verwaltung)

Außerfachliche Anforderungen

Für die Wahrnehmung der Aufgaben wird eine organisations-, kommunikations-, und kooperationsfähige Persönlichkeit gesucht. Bewerbende sollten darüber hinaus über Belastbarkeit und Dienstleistungsorientierung verfügen, sowie leistungs-, lern-, und veränderungsbereit sein.
Weitere Hinweise

Das detaillierte Anforderungsprofil kann über den Button „weitere Informationen“ abgerufen werden. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil zu speichern, da es nach dem Ende der Ausschreibungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.
Derzeit sind in der ausgeschriebenen Entgeltgruppe in unserer Verwaltung Frauen unterrepräsentiert. Gemäß Frauenförderplan haben wir uns verpflichtet, Frauen in diesen Entgeltgruppen besonders zu fördern. Daher werden Frauen besonders dazu aufgefordert, sich zu bewerben, und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.Anerkannte Schwerbehinderte werden besonders dazu aufgefordert, sich zu bewerben, und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Menschen mit Migrationshintergrund und Angehörige ethnischer Minderheiten werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Die Auswahl wird aufgrund der Eignung getroffen.
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet. Unser Ziel ist es, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld zu schaffen – unabhängig von Alter, Religion, ethnischer Herkunft und Nationalität, sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen.
Personalüberhangkräfte sind aufgefordert, sich im Rahmen dieser Ausschreibung selbst zu bewerben.
Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und durch die berufundfamilie gGmbH zertifiziert. Die Instrumente des „Familienbewussten Führens“ werden aktiv zur Verfügung gestellt. Dies schließt flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortregelungen - auch für Führungskräfte - mit ein.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir etwaige Ihnen mit der Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen verbundene Kosten nicht übernehmen können.
Sofern Ihre Herkunftssprache nicht Deutsch ist, ist ein anerkanntes Sprachzertifikat von Deutschkenntnissen (mindestens C1; entspricht fließenden bis verhandlungssicheren Sprachkenntnissen, kompetente Sprachverwendung) entsprechend der Kompetenzskala des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) erforderlich. Der gesamte Auswahlprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt.
Nähere Informationen zum Bewerbungsverfahren in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport finden Sie auf der FAQ-Seite des Zentralen Bewerbungsbüros unter: www.berlin.de/sen/inneres/personal/karriere-in-der-senatsverwaltung/faq/
Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online über den Button „Jetzt bewerben!“
Laden Sie dort mindestens folgende Anlagen hoch:

Anschreiben
Lebenslauf mit tabellarischer Tätigkeitsübersicht
die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist für den Auswahlprozess nicht erforderlich und erfolgt ggf. freiwillig
Nachweise der Studien- bzw. Berufsabschlüsse (bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen)
Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht (unter Angabe der personalaktenführenden Stelle)
aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse
Ohne die Einreichung eines aktuellen Zeugnisses kann nicht sichergestellt werden, dass die Bewerbung im weiteren Auswahlprozess berücksichtigt werden kann. Sollte ein entsprechendes Zeugnis nicht vorliegen, leiten Sie bitte dessen Erstellung ein und weisen Sie hierauf in Ihrem Motivationsschreiben hin.
Bewerbungsfrist

06.02.2025
Ansprechperson für Ihre Fragen

Frau
Svenja Noack
Zentraler Service
030 90223 2027

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