Teamassistent*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) at Ma...

Teamassistentin / Fremdsprachensekretärin (m/w/d)

Berlin-Mitte | MDC-BIMSB
Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft (Max Delbrück Center) ist ein international bekanntes biomedizinisches Forschungszentrum. Wir wollen die molekularen Mechanismen von Gesundheit und Krankheit verstehen und auf dieser Basis neue Diagnostika und Medikamente entwickeln. Das Max Delbrück Center ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands, und bietet ein anregendes Forschungsumfeld mit modernster Forschungsinfrastruktur. Derzeit arbeiten ~1250 Mitarbeiterinnen und ~500 Gastwissenschaftlerinnen an den Standorten Berlin-Buch und Berlin-Mitte. Eine unserer größten Stärken ist die Vielfalt unserer Belegschaft. Das Miteinander fördert Kreativität und beflügelt Innovation.
Mithilfe wegweisender biomedizinischer Forschung wollen wir Menschen ein gesünderes Leben ermöglichen. Unser Ziel ist es, mit unseren Entdeckungen neue Wege zu bahnen, um Krankheiten besser vorzubeugen, zu behandeln und schließlich zu heilen.
Das Berliner Institut für Medizinische Systembiologie (MDC-BIMSB) wurde im Jahr 2008 als strategische Erweiterung des Max Delbrück Center gegründet und befindet sich in einem modernen Forschungsgebäude am Standort Berlin-Mitte (Hannoverschen Straße 28). Aktuell arbeiten am MDC-BIMSB ca. 250 Mitarbeiter in 23 Forschungsgruppen und Technologieplattformen, die in interdisziplinären Teams zusammenarbeiten.
Zur administrativen und organisatorischen Unterstützung von drei Forschungsgruppen sowie zwei Technologieplattform-Teams (Teamstärke 3-11 Personen) an unserem Standort Berlin-Mitte suchen wir einen engagierten Mitarbeiterin.
Sie sind ein Organisationstalent? Sie sind Teamplayerin und sorgen für einen reibungslosen Wissensaustausch in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen? Sie genießen die Arbeit in einem sehr dynamischen, abwechslungsreichen und internationalen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Forschungszentrums als Assistenz (m/w/d) an unserem Standort Berlin-Mitte in Vollzeit (39 Std). Als Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlichen und administrativen Bereich erwarten Sie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Sekretariatsaufgaben und kaufmännische Sachbearbeitung in einer international renommierten Forschungseinrichtung.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Assistenz- und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit den Forschungsgruppen- und Technologieplattformleitungen
• selbständige Organisation des Sekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement)
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen)
• Personalwesen (Stellenausschreibungen; Vorbereitung von Formanträgen für Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastanmeldungen etc.; Betreuung von internationalen Gästen und Mitarbeitenden)
• Mittelverwaltung, Budgetüberwachung, Abrechnung von Servicekosten
• Unterstützung bei der Betreuung der Nutzer*innen und Projekten der Technologieplattformen
• Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web-)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen; Protokollerstellung
• Erweitern und Pflegen von Datenbanken, Aktualisieren von Webseiten

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretärin, Bürokaufmannfrau, Kaufmann*frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Verwaltung, Assistenz der Projektleitung, Eventmanagement oder ähnlich
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen IT- und Office-Anwendungen sowie Kommunikationstools
• selbstständige, zuverlässige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick und hohe Eigeninitiative
• Fähigkeit, sich rasch in unterschiedliche administrative Prozesse und Themen einzuarbeiten
• wünschenswert wäre die Erfahrung in der Pflege von Webseiten

Ihre Benefits

internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)
Außerdem profitieren Sie von:
• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• einem modernen, zentral gelegenen Arbeitsort im Herzen von Berlin, der bestens mit ÖPNV zu erreichen ist
• einem sicheren Arbeitsplatz
• Zuschuss zum Jobticket
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Weitere Informationen:

http://www.mdc-berlin.dewww.mdc-berlin.de/bimsb
Beschäftigungsgruppe:
secretary
Team:
Systems Biology Imaging, Organoids, Metzger Lab, Birol Lab, Mittnenzweig Lab
Bewerbungsfrist:
February 20, 2025
Arbeitsort:
MDC Berlin-Mitte
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Yes
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Vergütung:
Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8.
Beschäftigungsumfang:
Vollzeit
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 39 Stunden.
Einstellungstermin:
May 01, 2025
Befristung:
befristet
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Option einer Entfristung.
Kontakt:
Verena Maier
MDC-BIMSB Management
ve****.*****er@md*-******in.de
Weitere Informationen:
Chancengleichheit ist uns wichtig. Das MDC schätzt Vielfalt und setzt sich für ein tolerantes, faires und offenes Umfeld ein, in dem sich jeder entwickeln und entfalten kann. Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter oder anderen Merkmalen. Wir sind davon überzeugt, dass vielfältige Teams, die ein breites Spektrum an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen repräsentieren, unsere Forschung und Arbeit bereichern. Wir freuen uns auf Bewerbungen von aufgeschlossenen Menschen, die gemeinsam in einem vielfältigen Umfeld arbeiten möchten. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden besonders berücksichtigt.
Bewerbung:
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.
Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen. Nähere Informationen finden Sie unter Recognition of Degrees and Achievments.
Informationen zu fairer Mobilität finden Sie hier: https://www.fair-labour-mobility.eu/.
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