Referent/Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d) Dekanat, Schwerpunkt Berufungen/Prozesse

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Ulrich Battige

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Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften

Unser Profil

Die Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften ist eine der größten Fakultäten der RWTH Aachen, die sich in aktuell fünf Fachgruppen aufteilt. Die zentrale Koordination und Verwaltung der Fakultät ist im Dekanat angesiedelt. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt im Bereich der Begleitung bei der Durchführung von Berufungs- und Verstetigungsverfahren, insbesondere in der Koordination und Betreuung deren Kommissionen sowie in weiteren Aufgaben.

Ihr Profil

Mindestens Bachelorabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation
Kenntnisse und Erfahrungen des Hochschulsystems, von Fakultäten, Berufungsverfahren oder verwandten Prozessen sind wünschenswert, wie in der Anfertigung von Protokollen und mit Gremienarbeit
Sehr sorgfältiger Arbeitsstil, eine sehr strukturierte und systematische Arbeitsweise, absolute Vertrauenswürdigkeit, hohe Zuverlässigkeit und eine hohe Loyalität gegenüber Vorgesetzen und der Einrichtung
Sehr gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in deutscher Sprache (Muttersprachler oder Äquivalent) und in Englisch (Sprache und Schrift)
Bereitschaft und Fähigkeit mit einer großen Anzahl von unterschiedlichen Personen und Persönlichkeiten umzugehen, Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit und integrierende Persönlichkeit
Sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Anwendungsprogrammen, insbesondere Word, Excel-Kenntnisse sowie Erfahrung mit Adobe Acrobat
Hohe Flexibilität und Potenzial im Bedarfsfall auch neue Aufgaben zu übernehmen
Von Vorteil ist Erfahrung mit elektronischen Informationssystemen, Archivierung sowie eine Affinität zu Zahlen
Fähigkeit und grundsätzliches Interesse zur persönlichen und inhaltlichen Weiterentwicklung, d.h. bei Bedarf/Notwendigkeit auch zur Übernahme anderer/neuer Aufgaben

Ihre Aufgaben

Unterstützung und Koordination bei der Durchführung von Berufungs- und Evaluationsverfahren bzw. ihren Gremien in der Fakultät, d.h. insbesondere sämtlicher Berufungs- und Evaluationskommissionen: Sicherstellung der rechtssicheren und fristgerechten Durchführung von Berufungskommissions- und Evaluationskommissionssitzungen sowie von Statusgesprächen (befristeter Professoren), unter Beachtung aller Vorgaben; Protokollführung, Dokumentation, Vertretung der Fakultätsinteressen, Prozessüberwachung, ggf. Abstimmung und Einleitung von Folgemaßnahmen, Erstellung von Auswertungen. Ein Teil der Gremiensitzungen findet in englischer Sprache statt.

Eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, diversen Personen, Statusgruppen in der Fakultät und weiteren Mitarbeitern im Dekanat wie der ZHV ist zur Durchführung der Aufgaben erforderlich. Hierbei ist es notwendig auf die entsprechenden Zielgruppen und Persönlichkeiten ein- und mit diesen umzugehen.

Zusätzliche z.T. unregelmäßig anfallende Tätigkeiten sind verbunden mit der Übernahme der Funktion des Nachhaltigkeitsbeauftragten sowie der Koordination bei der Erstellung von Gleichstellungsplänen der Fakultät und verwandte Aufgaben, wie z.B. Vertretung der Fakultät in entsprechenden Foren.

Sie unterstützen weiterhin die Fakultätsgeschäftsführung, der Sie zugeordnet sind. In diesem Zusammenhang ist auch die Übertragung von weiteren oder anderen Aufgaben, je nach Bedarf und Eignung, denkbar, im weiteren Zusammenhang insbesondere von Berufungen oder auch der Weiterentwicklung des Dekanates bzw. der Fakultät. Eine vielseitige Einsetzbarkeit und Interessenslage sind daher von Vorteil.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet Die Stelle ist befristet für zunächst zwei Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Eine Vollzeit-Beschäftigung wird angestrebt. Möglich wäre maximal eine 3/4 Teilzeit-Beschäftigung. Die Stelle ist nur eingeschränkt geeignet für die Tätigkeit im "Home Office".
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 12, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.