BEZIRKSAMT CHARLOTTENBURG-WILMERSDORF VON BERLIN
Charlottenburg-Wilmersdorf ist die Heimat von rund 320.000 Menschen aus über 170 Nationen. Wir im Bezirksamt gestalten unseren Bezirk als einen attraktiven Lebens- und Arbeitsraum. So trägt der Bezirk bereits seit 2011 den Titel „Fair-Trade-Town“ und wurde schon 2009 als „Ort der Vielfalt“ ausgezeichnet. Weiterhin ist das Bezirksamt für den besonderen Einsatz im Themenfeld Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf mit dem berlinweiten Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber Land Berlin (GfA) zertifiziert worden. Rund 2.100 Beschäftigte in mehr als 50 Berufsgruppen stehen für Diversität, Toleranz und die richtige Balance zwischen Arbeit, Karriere und Privatleben.

Die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger liegen auch Ihnen am Herzen? Sie möchten den erfolgreichen Wandel für eine leistungsstarke und moderne Verwaltung aktiv mitgestalten? Sie wollen in einem sicheren Arbeitsumfeld tätig sein, indem ihre Stärken und Erfahrungen wertgeschätzt und lebenslange Fort- und Weiterbildung gefördert wird?

Die Abteilung Jugend und Gesundheit (Einsatzort:Otto-Suhr-Allee 100) sucht
ab sofort, unbefristet, Personal für das Aufgabengebiet als

Mitarbeit im Sekretariat des Stadtrates für Jugend und Gesundheit

KENNZIFFER ENTGELTGRUPPE

cw25-025J E5 TV-L

ARBEITSZEIT BEWERBUNGSFRIST

Vollzeit (100 %) 09.05.2025

(39,4 WoStd. Wochenstunden) Teilzeitbeschäftigung ist möglich

IHR AUFGABENGEBIET UMFASST

Geschäftsstelle für die Abteilungsleitung - Sekretariat für die Bezirksstadträtin / den Bezirksstadtrat und JugGes LdB Planung, Organisation und Informationsverarbeitung:

Recherchearbeiten auf Anforderung der Abteilungsleitung (z.B. im Internet, Mitteilungen des Abgeordnetenhauses, Drucksachen, Gesetzesblätter zu Gesetzesvorhaben, Wahrnehmung des Verwaltungshandelns in der Öffentlichkeit etc.), Aufbereitung der gewonnenen Informationen nach Vorgabe und Weitergabe an die Organisationseinheiten der Fachabteilung in Abstimmung mit der Abteilungsleitung / JugGes LdB
Statistiken mittels Datenbanken und Tabellen führen, Statistiken aus den Organisationseinheiten der Abteilung in Abstimmung mit JugGes LdB sinnvoll zusammenführen und aufbereiten
Überwachen administrativer Abläufe (Wiedervorlage, Terminüberwachung und –koordination
Organisation des internen Postverkehrs inkl. Verteilung von Rundschreiben und Umläufen, erstes Sichten, Vorsortieren und Verteilen der Post im Abteilungsleiter-bereich
Vorbereitung sowie Organisation von Besprechungen (Terminabsprachen, Einladungen, Zusammenstellung und Aufbereitung erforderlicher Unterlagen)
Büroorganisationstätigkeiten (Führen der Anwesenheits- und Urlaubslisten des Abteilungsleitungsbereichs, Vordrucke erstellen, IT-Rechte beantragen, Zusammenstellen von Unterlagen, z.B. in Vorbereitung von Dienstreisekostenabrechnungen etc.)
Verwaltung des Archivs, des Schriftgutes und anderer Archivalien, Organisation und Pflege des Aktenplans
Auskunftsstelle zu Zuständigkeiten in der Abteilung, Info-Anlaufstelle für Bürger/innen, erste/r Ansprechpartner/in für Medienanfragen aller Art, Informationserteilung zu einfachen Zuständigkeitsfragen innerhalb der Fachabteilung sowie zu anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung persönlich, telefonisch, per Email
Empfang und Betreuung der Besucher/innen der Abteilungsleitung/des Abteilungsleitungsbüros, Auskunftserteilung
Schreibarbeiten, Erledigung der Korrespondenz, Serienbrieffertigung und –versand
Erstellen und Verteilen von Besprechungsprotokollen, ggf. in Abstimmung mit der Abteilungsleitung und JugGes LdB - Mitarbeit bei und Unterstützung der Leitung des Büros (Terminabstimmung, Führen der Wiedervorlage, Durchführung von Rechercheaufgaben nach Weisung JugGes LdB)

IHR PROFIL

eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung „Verwaltungsfachangestellte/r“, „Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement“, „Fachangestellte/r für Bürokommunikation“

oder

gründliches Fachwissen aufgrund von mehrjähriger Erfahrung in einer Bezirksverwaltung

sowie Mindestens sechsmonatige Berufserfahrung im Sekretariats- bzw. Schreibdienst

Eine detaillierte Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter „weitere Informationen“.

UNSER ANGEBOT

ANSPRECHPERSONEN
Frau Weidner | Bewerbungsbüro | 030 / 9029-13810
Herr Matheis | Bewerbungsbüro | 030 / 9029-12803 (Vertretung)

ERFORDERLICHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN

Bewerbungsanschreiben (mit vollständiger Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
Lebenslauf (tabellarisch, lückenlos, Foto nicht erforderlich)
Nachweis über die geforderte Qualifikation (z.B. Abschlusszeugnisse und Urkunden)
Aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis bzw. aktuelle dienstliche Beurteilung
ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich möglichst online über den "Jetzt bewerben!"- Button am Ende dieser Anzeige.

Folgen Sie gerne den bezirkseigenen Social-Media-Kanälen Instagram, Facebook und YouTube und bleiben so über aktuelle Neuigkeiten aus dem Bezirk informiert. Alle wichtigen Informationen zum Thema Karriere im Bezirksamt finden Sie auch auf der Homepage.

Sollte Ihnen keine aktuelle Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie dieses zu beantragen und in Ihrem Bewerbungsschreiben darauf hinzuweisen.
Bewerbende, die bereits im öffentlichen Dienst tätig waren/sind, fügen zudem bitte eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte (Das Dokument finden Sie unter "Dokumente hochladen".) bei.
Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden können.
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).

HINWEISE
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Bitte entsprechenden Nachweis beifügen.

Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Über Ihre Bewerbung freuen wir uns unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrem Alter, Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und Lebensform.

Im Rahmen dieser Stellenbesetzung kann es zu einem mehrstufigen Auswahlverfahren kommen.
Wir weisen darauf hin, dass die weitere Kontaktaufnahme im Bewerberverfahren per E-Mail bzw. telefonisch erfolgt. Bitte ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse im laufenden Ausschreibungsverfahren nicht und überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.
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