16 days ago
Full-time
Junior
Mid Level
#bildung#forschung#leipzig
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)baito Pro Job
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Intro
Die Universität Leipzig sucht eine/n Fremdsprachensekretär/-in (m/w/d) zur Unterstützung der Arbeitsgruppe und des Botanischen Gartens.
Tasks
- Organisation und Erledigung administrativer Angelegenheiten der Arbeitsgruppe und des Botanischen Gartens in deutscher und englischer Sprache
- allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, z. B. Führung der Korrespondenz, Erstellung von Protokollen und Dokumentationen, Entgegennahme von Telefonaten, Terminkoordination, Büroorganisation
- Verwaltung und Überwachung zugewiesener Haushaltsmittel
- administrative Mitarbeit bei der Beantragung und Abwicklung von Forschungsprojekten, besonders im Rahmen der Kostenkalkulation, projektbezogener Korrespondenz, Budgetverwaltung und der Erstellung periodischer Finanzberichte, von Verwendungsnachweisen und Abschlussberichten sowie Vorbereitung und Begleitung von Projektprüfungen
- Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, z. B. Unterstützung bei Einstellungs- und Antragsprozessen für Beschäftigte, Hilfskräfte und Gäste sowie Betreuung von Auswahlverfahren
- Betreuung und Unterstützung ausländischer Mitarbeitender bei Behördengängen sowie Vorbereitung von Gastverträgen
- Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
- Vorbereitung und Betreuung wissenschaftlicher Besprechungen und sonstiger Veranstaltungen (Konferenzen, Workshops, Vorträge)
- Mitwirkung bei der Pflege von Webseiten
Requirements
- abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Finanzbereich oder als Fremdsprachenassistent/-in bzw. mindestens gleichwertiger, einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss
- einschlägige Berufserfahrung im Finanz-, Rechnungs- und Haushaltswesen
- Kenntnisse im Haushaltsrecht und Reisekostenrecht
- stilsichere Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
- Organisationstalent, ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- eigenständige, zuverlässige und professionelle Arbeitsweise, Fähigkeit zu priorisieren
- Flexibilität und Spontanität für komplexere Prozesse
Benefits
- moderner Arbeitsplatz mit attraktiven Arbeitsbedingungen
- flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- betriebliche Altersvorsorge
- vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
16 days ago
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