Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, für unsre Geschäftsstelle in Berlin eine Person (x/w/m) in Vollzeit für das

Projektmanagement der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Organisation und Finanzen

Deine Aufgaben:

Konzeption neuern Prozesse sowie Evaluation und Neugestaltung bestehender Prozesse, Leitfäden und Vorlagen im Bereich der Geschäftsleitung, ggf. in Zusammenarbeit mit der Projektleitung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement
Organisation und Entwürfe in den Bereichen Zuwendung und Berichtswesen (Entwerfen von Anträgen, Finanzierungsplänen, und Verwendungsnachweisen, Abstimmung mit den Teams, Weiterentwicklung der Prozesse und auch Koordination mit externen Dienstleister:innen wie Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfung)
Konzeption und Durchführung eines effizienten und umfassenden Berichtswesens gegenüber Aufsichtsrat, Zuwendungsgeber:innen und anderen Stellen
Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
Prüfung von Unterlagen und Erstellung sowie Abstimmung von Entwürfen für Rechtsgeschäfte im Bereich der Geschäftsleitung und Verwaltung (z. B. Versicherungen, Rahmenverträge mit Dienstleister:innen, Rechtsangelegenheiten und notarielle Angelegenheiten, Controlling der Verträge und Prozesse)
Unterstützung bei Vergaben nach Bundeshaushaltsordnung im Bereich Geschäftsleitung oder Bearbeitung von Anfragen aus den Teams (Klärung der Verfahrensart, Vorbereitung von Unterlagen, Organisation der Ausschreibung/Angebotseinholung, Dokumentation in Form von Vergabevermerken, Vorbereitung Zuschlag und Vertragsunterlagen, wenn Standardvertrag, Abwicklung und Abrechnung)
Verfassen von Protokollen und weiteren Schriftsätzen
Verantwortung des allgemeinen Büromanagements der Geschäftsleitung (Terminkoordination, Kontaktmanagement, Vorbereitung von Dienstreisen, kleine Beschaffungen)
Vorbereitende Buchhaltung für die Geschäftsleitung (Kontierung von Rechnungen und Belegen, Abstimmung von Kostennachweisen etc.)
Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Durchführung von Projekten in anderen Bereichen
Organisation von Klausuren, Workshops oder bereichsübergreifenden Veranstaltungen im Aufgabenbereich der Geschäftsleitung

Dein Profil:

Du verfügst über ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), z. B. im Bereich Verwaltungswissenschaften, Projektmanagement, Veranstaltungsmanagement oder hast gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen mit hoher Passgenauigkeit auf diese Stelle
Du warst schon Projektmanager:in oder Assistent:in auf Geschäftsleitungsebene oder ähnlicher Führungsebene und hast das nötige Verständnis für den Aufgabenbereich und bis zuverlässig und diskret
Erfahrung im Umgang mit Aufgaben im Bereich z. B. in der Arbeit mit Vorständen oder mit Gremien wie Aufsichtsräten
Du hast Erfahrung im Bereich öffentlich finanzierte Einrichtungen und/oder der öffentlichen Verwaltung
Selbstständigkeit, Organisationsfähigkeit und eine sehr strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus
Deine Arbeit basiert auf einem konstruktiven, wertschätzenden und teamorientierten Arbeitsstil mit hoher Kommunikationskompetenz
Du bist sicher im Umfang mit MS-Office und (v.a. Word, Excel. Outlook) und Du hast Erfahrung mit Projektmanagementsoftware
Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Sprachkenntnisse in Englisch

Wir bieten:

Ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Arbeitsumfeld in einem Großraumbüro in Berlin Mitte, mit wertschätzender und respektvoller Unternehmenskultur innerhalb der Kulturbranche Musik
Eine hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, die Einrichtung mitzugestalten
Vergütung und Jahressonderzahlung in Anlehnung an den Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD Bund), EG 9b bei Vorliegen der notwendigen Qualifikation
Ein unbefristeter Vertrag
Flexible Arbeitszeitgestaltung mit der Möglichkeit von bis zu 11 Tagen mobilem Arbeiten pro Monat, auch im EU-Ausland
30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
Diverse Teamevents
Ökologische Nachhaltigkeit ist uns ein Anliegen, deshalb bieten wir allen Mitarbeiter:innen einen Zuschuss zum Jobticket an

Uns ist bewusst, dass jede Vita ihren eigenen Weg geht, daher setzen wir nicht zwingend voraus, dass Du alle oben genannten Kriterien jetzt schon erfüllst.

Wir befinden uns zudem in einem kontinuierlichen Prozess des Kulturwandels und streben an, die gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungserfahrung (z. B. Personen mit Behinderung, BIPoC, LGBTQIA*, ältere Personen).

Anerkannt schwerbehinderte Personen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte sende uns entsprechende Nachweise mit. Gerne kommen wir mit Dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Rückfragen zur Barrieresituation in Verbindung mit Deiner Bewerbung beantwortet gerne unsere Personalabteilung in enger Zusammenarbeit mit unserer Ansprechperson für Barrierefreiheit.

Bitte gib im Sinne der allgemeinen Gleichbehandlung in Deiner Bewerbung bis auf Deinen vollständigen Namen und Deine Kontaktinformationen keine personenbezogenen Daten (z.B. Foto, Familienstand, Geburtsort und -datum, Nationalität, Geschlecht oder sexuelle Orientierung) an.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in einer PDF-Datei inkl. Einstiegstermin an: personal(at)initiative-musik.de.

Die Bewerbungsfrist läuft bis zum 23.3.2025. Wir behalten uns vor, bereits vor Fristablauf erste Gespräche zu führen.