Assistenz/Sekretariat Senior (all genders) (m/w/d)
Create an account and we will automatically match you with the most relevant job opportunities.
Intro
Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht eine Assistenz/Sekretariat Senior (all genders) für das Direktionssekretariat der Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie. Die Position umfasst verantwortungsvolle Aufgaben in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Personalangelegenheiten, Drittmittelstudien, Dienstreisen, sowie allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben. Die Stelle ist befristet als Elternzeitvertretung bis zum 31.08.2025 mit Option auf Weiterbeschäftigung. Es wird eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch gefordert, sowie Fähigkeiten wie Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Organisationstalent.
Tasks
- Organisation und Koordination von wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen
- Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, wie z.B. Vertragsverlängerungen und Zeugnisse bearbeiten
- Abwicklung aller administrativen und vertragsbezogenen Abläufe bei Drittmittelstudien
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Abrechnung von Reisekosten
- Pflege von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
- Unterstützung im Direktionssekretariat: Posteingang bearbeiten, Wiedervorlagen überwachen, Terminkoordination, Schriftverkehr und telefonische Kommunikation
Requirements
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Gute MS Office-Kenntnisse
- Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität
- Fähigkeit im verantwortungsvollen und sensiblen Umgang mit medizinischen Anfragen/Daten
- Ein verbindliches, freundliches sowie souveränes Auftreten
- Eine strukturierte, gewissenhafte, zuverlässige und zügige Arbeitsweise mit entsprechender Eigeninitiative
- Immunitätsstatus nach den jeweils geltenden Vorgaben
- Vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis gegen das Masernvirus
Benefits
- Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA
- Attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
- 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
- Zentrale Lage am schönen Eppendorfer Park
- Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander im Team
- Möglichkeit zur Mitgestaltung der Arbeitswelt im Rahmen des Mitarbeitendenprogramms
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld mit Kinderbetreuung und Beratung für pflegebedürftige Angehörige
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Vielfältige kulinarische Angebote in der Nähe der Klinik
Mention baito
You like what we are doing? You can support us by mentioning that you found this job on baito.