15 days ago
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#beratung#öffentlich#kommunal
Assistenz für Empfang & Back Office (w/m/d)
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Intro
Zur Verstärkung unseres Standortes in Düsseldorf suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (w/m/d) für Empfang & Back Office in unbefristeter Anstellung!
Tasks
- Empfang, Betreuung und Beratung von Gästen, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern
- Tägliche Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost inkl. Kuriersendungen, Telefonannahme und –weiterleitung
- Bearbeiten von Reservierungs- und Buchungsanfragen für interne Meetings und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten
- Planen und Organisieren von Veranstaltungen
- Stetiges Kontrollieren und Einhalten von Sauberkeit und Hygiene am Standort
- Unterstützung im Facility Management, enge Zusammenarbeit mit dem Team Einkauf & Facilities und Vermietung
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Getränken und anderen Vorräten, Führen von Inventurlisten
- Schnelles Bearbeiten aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäftes, Unterstützung der Teamassistenz
- Professionelles Zusammenarbeiten mit allen Abteilungen
- Repräsentieren des Unternehmens nach innen und außen
Requirements
- Abgeschlossene Berufsausbildung, beispielsweise im Hotelmanagement oder in einem vergleichbaren Bereich
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einem ähnlichen Aufgabenbereich, Führungserfahrung wünschenswert
- Gute Kenntnisse im Umgang mit MS Excel und Word, sowie Erfahrung mit E-Mail-Programmen (MS Outlook)
- Affinität für den Umgang mit digitalen Tools und Software
- Flexible Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative in der Beschaffung von Informationen sowie vorausschauendes Handeln
- Schnelle Auffassungsgabe, selbstständiger und zuverlässiger Arbeitsstil sowie gutes Planungs- und Organisationsvermögen
Benefits
- Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf
- Modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
- 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
- Transparente, leistungsorientierte Vergütung sowie attraktive betriebliche Altersvorsorge
- Strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm)
- Passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Regelmäßige Teamevents, Zuschuss zum ÖPNV, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club
15 days ago
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