Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

As­sis­tenz der Ab­tei­lungs­lei­tung (w/m/d) - BSI-2024-176

Arbeitgeber: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld

Verwaltung und Büro

Ort

Arbeitszeit

Vollzeit oder Teilzeit

Anstellungsdauer

Unbefristet

Bewerbungsfrist

06.01.2025

Laufbahn / Entgeltgruppe

Mittlerer Dienst

Kennziffer

BSI-2024-176

Kontakt

• eine inhaltliche Frage oder Anmerkung zu einem Stellenangebot haben
• oder sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben möchten

Tätigkeitsprofil:

Wir sind die Cybersicherheitsbehörde des Bundes. Gemeinsam gestalten wir mit bislang rund 1.600 Beschäftigten eine sichere digitale Zukunft für Deutschland. Durch die rasante Entwicklung der Digitalisierung wächst – neben unseren Aufgaben – auch unser Team auf über 1.700 Mitarbeitende. Hierfür suchen wir engagierte Fachkräfte, die mit uns eine sichere digitale Welt gestalten.

Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
in der Abteilung Z „Zentrale Aufgaben"

(Entgeltgruppe E 6 bis E 7 TVöD bzw. die vergleichbare Besoldungsgruppe gemäß BBesO)

unbefristet am Dienstort Bonn

Die Abteilung Z „Zentrale Aufgaben“ ist Beraterin, Gestalterin und Dienstleisterin für zentrale Services. Als zentrale Verwaltungsabteilung ermöglicht sie den Kollegen und Kolleginnen in den Fachabteilungen des BSI, ihre Aufgaben effektiv, effizient und rechtssicher wahrzunehmen. Zur Unterstützung der Abteilungsleitung suchen wir ab sofort eine engagierte Assistenz (m/w/d), die organisatorisches Geschick, Flexibilität und einen Blick fürs Wesentliche mitbringt.

Ihre Tätigkeiten sind:

• Termin- und Aufgabenmanagement:
  • Koordination und Überwachung von Terminen der Abteilungsleitung
  • Priorisierung von Aufgaben und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Kommunikation und Organisation:
  • Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Besprechungen
  • Schnittstellenmanagement zwischen der Abteilungsleitung und den Fachabteilungen
• Pflege und Bearbeitung der Confluenceseite der Abteilung:
  • Strukturierung, Aktualisierung und Optimierung der Inhalte
  • Unterstützung bei der Nutzung von Confluence als Wissensmanagement-Tool
• Unterstützung im Tagesgeschäft:
  • Organisation von Dienstreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
  • Erstellung von Präsentationen und Bearbeitung von Schriftverkehr

Anforderungsprofil:

Ihr Profil:

• Die Laufbahnausbildung des mittleren allgemeinen Verwaltungsdienstes bzw. eine Ausbil­dung zur Verwaltungsfachangestellten / zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Fachan­gestellten / zum Fachangestellten für Bürokommunikation.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer Behörde oder einer anderen öffentlichen Einrichtung.
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
• Idealerweise Erfahrung mit Confluence oder ähnlichen Tools.
• Organisationsstärke und Eigeninitiative.

Was uns noch wichtig ist:

• Im Team bringen Sie sich kooperativ ein und haben ein verbindliches und freundliches Auftreten.
• Sie sind kommunikativ, kritikfähig und handeln lösungsorientiert.
• Das #TeamBSI profitiert von Ihrem Engagement und Ihrer strukturierten Arbeitsweise.
• Sie bringen eine gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache, mit.
• Ihre Motivation lebenslang zu lernen und sich dadurch in Ihren Fähigkeiten, Fertigkeiten und Ihrem Wissen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Sie verfügen über sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch mind. C 1).
• Sie bringen die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen.

Was wir bieten:

• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe mit gesellschaftlichem Mehrwert bei der Gestaltung einer sicheren digitalen Zukunft Deutschlands.
• Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben durch flexible Arbeitsgestaltung, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie Teilzeitarbeit- weitere Infos als FAQ.
• Eine gezielte Einarbeitung und gute Entwicklungsmöglichkeiten durch Fort- und Weiterbildungsangebote zur persönlichen und fachlichen Qualifikation.
• Einen sicheren und krisenfesten Arbeitsplatz, die Perspektive einer Verbeamtung sowie ein vielseitiges Gesundheitsangebot.
• Eine monatliche BSI-Zulage in Höhe von 120 € / 160 €.
• Unterstützung bei den Umzugskosten oder Zahlung von Trennungsgeld unter bestimmten Voraussetzungen.
• Ein vergünstigtes Monatsticket für den Personennahverkehr (Job-Ticket) oder alternativ ein vergünstigtes Deutschlandticket.

Ihr Kontakt zu uns:

• Fragen zur Personalgewinnung: Sarah Schemuth (Personalgewinnung des BSI) unter 0228 99 9582 6362
• Fachliche Fragen: Dr. Katrin Schuster (Leiterin des Fachbereichs Z 2) unter 0228 99 9582 4188
• Fragen zum Bewerbungsmanagementsystem: Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes unter 0228 99 358 87500

Unter "Weitere Informationen" gelangen Sie über den Button "Stellenangebot (PDF Dokument)" zum vollständigen, barrierefreien Stellenangebot. Über den Button "Stellenangebot (HTML)" gelangen Sie zum Online-Bewerbungssystem.