Arbeitsassistenz (m/w/d/x) Sachgebiet 34 Personalentwicklung und Gesundheitsmanagement

Im Dezernat 3 - Sachgebiet 34 Personalentwicklung und Gesundheitsmanagement ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt nachfolgend zu besetzen:

Arbeitsassistenz (m/w/d/x)

Stellenausschreibung vom 19.12.2024 · Kennziffer 269/2024

Vergütung

Entgeltgruppe 5 TV-L

Befristung

zweckbefristet für die Dauer der Beschäftigung einer sehbehinderten Mitarbeiterin

Umfang

50 % einer Vollbeschäftigung

Beginn

nächstmöglicher Zeitpunkt

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

Das Gesundheitsmanagement unterstützt durch das Schaffen gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen und vielfältige Gesundheitsangebote die Angehörigen der Universität Leipzig dabei gesund, motiviert und leistungsfähig zu bleiben.

WIR BIETEN

• die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
• flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

AUFGABEN

Die Aufgaben beziehen sich auf die Arbeitsassistenz für eine unbefristet beschäftigte sehbehinderte Mitarbeiterin und beinhalten insbesondere:

• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung/Durchführung von Terminen (z. B. Arbeitstreffen, Gremiensitzungen, Workshops, Fortbildungsveranstaltungen und Netzwerktreffen) durch:
  • Vorbereitung von Unterlagen (z. B. Präsentationen, Tischvorlagen)
  • Visualisierung (z. B. mit Moderationsmaterial) und Protokollierung während der Veranstaltungen (Fotoprotokolle, schriftliche Notizen)
  • Unterstützung bei der Moderation der Veranstaltungen
  • Erstellung ansprechender Veranstaltungsunterlagen als Nachbereitung (Protokolle)
• kommunikative Unterstützung, z. B. Ansprechen von Personen und allgemeines Netzwerken im Arbeitsalltag und auf Veranstaltungen
• Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit sowie interner und externer Kommunikation von Inhalten des Gesundheitsmanagements, hier insbesondere Design von Infomaterial und Social-Media-Inhalten
• Unterstützung bei der Verwendung von Software und IT-Technik, insbesondere
  • Erstellung von Datenauswertungen und zugehörigen Grafiken mit Excel
  • Erstellung von Online-Befragungen oder Terminabfragen
• Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Bearbeitung von Anträgen und Rechnungen, Überwachung und Verwaltung zugewiesener Haushaltsmittel sowie von Drittmitteln, Kalkulation von Drittmitteln
• Unterstützung bei der Nutzung von Tools zur kollaborativen Zusammenarbeit (Canban, Trello etc.)
• Büroorganisation (z. B. Postbearbeitung und Korrespondenz) in deutscher sowie englischer Sprache
• Internet- und Literaturrecherche (insbesondere Fachliteratur in wissenschaftlichen Datenbanken) sowie Aufbereitung (Textbearbeitung, Rekonstruktion von Tabellen, Anfertigen von Abbildungsbeschreibungen) und Digitalisierung von Fachliteratur

WIR SUCHEN

• einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich
• Erfahrungen und Fertigkeiten in der Moderation, Visualisierung und Erstellung von Materialien für Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit
• stilsicherer und fehlerfreier Umgang mit der deutschen Sprache, sichere und situationsangemessene Kommunikationsfähigkeit
• schnelle Erfassung komplexer Inhalte und Fähigkeit, diese angemessen wiederzugeben
• sehr gute EDV-Kenntnisse bzw. Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung:
• sicherer Umgang mit allen Microsoft-Office Anwendungen und auch der Hardware für Präsentationen
• Grafikprogramme zur Erstellung von Berichten und Publikationen (z. B. InDesign)
• webbasierte Kommunikationsmedien und digitale Tools für Zusammenarbeit und Projektmanagement
• gute Kenntnisse der englischen Sprache
• Grundkenntnisse und Akzeptanz des Konzepts der persönlichen Assistenz
• zeitliche Flexibilität und Bereitschaft für mehrtägige Dienstreisen
• Kenntnisse über universitäre Strukturen, Gremien und Verwaltungsabläufe wünschenswert