Fremdsprachenassistent / Sekretär (w/m/d)
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Intro
Das Helmholtz-Institut Münster - Ionenleiter für Energiespeicher (IEK-12) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Fremdsprachenassistenten / Sekretär (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit. Das Institut beschäftigt sich mit der Elektrolytforschung als Schlüsselbereich für zukünftige Batteriekonzepte und arbeitet eng mit der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU) und der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen (RWTH) zusammen. Der/die zukünftige Mitarbeiter/in wird das Team bei administrativen Aufgaben unterstützen und entlasten, wie beispielsweise der Terminplanung und Koordinierung, der Organisation von Besprechungen und Konferenzen sowie der Betreuung von nationalen und internationalen Gästen. Der/die ideale Kandidat/in verfügt über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung und hat sehr gute Englischkenntnisse. Das Institut bietet eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld.
Tasks
- Selbstständige Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben vorwiegend in englischer Sprache
- Unterstützung bei allen organisatorischen Aufgaben sowie Terminplanung und Koordinierung
- Durchführung aller Büroorganisationsaufgaben für den Institutsbereich
- Vorbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen
- Organisation von Besprechungen, Workshops und Konferenzen
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
- Bearbeitung der eingehenden Post, Erledigung der Korrespondenz teilweise in englischer Sprache
- Vorbereitung und Erledigung von Bestellanforderungen
- Mithilfe bei der Pflege der Instituts-Homepage mithilfe eines Content-Management-Systems
Requirements
- Abschluss als staatlich anerkannter Fremdsprachensekretär (w/m/d) oder eine gleichwertige Qualifikation bzw. einen Nachweis der Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau), alternativ ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung wünschenswert
- Hohes Maß an Selbständigkeit, Flexibilität, Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative
- Gute Organisations- und Koordinationseigenschaften
- Sicherer Umgang mit den gängigen PC-Anwendungsprogrammen (Microsoft Office)
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
Benefits
- Abwechslungsreiche Aufgaben in einem innovativen Themenfeld
- Umfassende Einarbeitung und Trainingsangebote
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Möglichkeit zum Homeoffice
- Elternzeitvertretung bis zum 08.11.2024 befristet
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