Veranstaltungsmanager*in (w/m/d)

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Im wissenschaftlichen Vorstandsbereich, Abteilung "Kommunikation und Medien", ist folgende Stelle zu besetzen:

Veranstaltungsmanager:in (w_m_d)

Kennziffer 10012

Ihr Aufgabengebiet:

Sie sind verantwortlich für das Veranstaltungsmanagement, als Teil des Teams Kommunikation & Medien, im wissenschaftlichen Vorstandsbereich. Dazu gehören folgende Aufgaben:

• eigenständige Konzeption/ Organisation/ Durchführung/ Nachbereitung/ Evaluation und Abrechnung von internen und externen Veranstaltungen des Vorstands für Zielgruppen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Verwaltung und interessierter Öffentlichkeit
• Konzeption, Organisation und Durchführung von Staats- oder Botschaftsbesuchen am GFZ
• GFZ-weite Ansprechperson für das Thema „Veranstaltungen"
• Veranstaltungsbetreuung in enger Absprache mit den jeweilig beteiligten Arbeitsgruppen/Einheiten (u.a. wiss. Vorstandsbereich), sowie Koordinierung interner Prozesse (u.a. Haustechnik, Service, Reinigung)
• Weiterentwicklung bestehender und Konzeption neuer Vermittlungsformate
• Beratung von leitendem Zentrumspersonal bei der Planung von Veranstaltungen
• Dokumentation von Veranstaltungen, Koordination der Postproduktion und Aufbereitung für Medien
• Mitarbeit bei der Budgetplanung und -kontrolle der Veranstaltungsorganisation im Wissenschaftlichen Vorstandsbereichs des GFZ
• Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen im Team Kommunikation & Medien (z.B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)

Ihr Qualifikationsprofil:

• abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Eventmanagement oder vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung in diesem Bereich; alternativ mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungen (idealerweise zur Wissenschaftskommunikation)
• Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
• Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
• die Fähigkeit, sich sicher in einem internationalem und durch unterschiedliche Fachkulturen geprägten wissenschaftlichen Umfeld zu bewegen
• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache
• hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Organisationstalent
• starke kommunikative Kompetenz und Fähigkeit zur Teamarbeit bei ergebnisorientierter Ausrichtung
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Affinität zu Content Management Systemen (Typo3)
• Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, Online-Registrierungssoftware
• Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Bewerben

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

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