Sekretär*in (m/w/d)baito Pro Job

An der Erziehungswissenschaftlichen Fakultät, Institut für Pädagogik und Didaktik im Elementar- und Primarbereich, ist für den Arbeitsbereich Grundschuldidaktik Sachunterricht unter besonderer Berücksichtigung von Naturwissenschaft und Technik zum nächstmöglichen Zeitpunkt nachfolgende Stelle zu besetzen:

Sekretär:in (m/w/d)

Stellenausschreibung vom 22.10.2024 · Kennziffer 226/2024

Vergütung

Entgeltgruppe 6 TV-L

Befristung

unbefristet

Umfang

50 % einer Vollbeschäftigung

Beginn

nächstmöglicher Zeitpunkt

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

WIR BIETEN

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen
• flexible Arbeitszeiten sowie die Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

AUFGABEN

• selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen, selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten
• Überwachung und Verwaltung der dem Arbeitsbereich zugewiesenen Haushaltsmittel und eingeworbener Drittmittel, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge
• Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache)
• Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen
• Koordination des Einsatzes von Hilfskräften
• Übernahme organisatorischer und koordinierender Aufgaben auf Institutsebene und Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten

WIR SUCHEN

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement/ Bürokommunikation (m/w/d) oder als Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) oder mindestens gleichwertige, einschlägige Qualifikation
• Kenntnisse im Haushalts-, Reisekosten- und Personalrecht sowie in der Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln
• gute Kenntnisse in Büroorganisation, Termin-/Projektplanung, Dokumentenverwaltung und Homepagepflege
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint), Präsentationssoftware sowie moderner Kommunikationstechnik
• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie Geläufigkeit im Verfassen schriftlicher Texte, sichere Beherrschung von Orthographie und Interpunktion
• mündliche und schriftliche Englischkenntnisse (von Vorteil sind Kenntnisse mindestens entsprechend Sprachniveau B1)
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung
• gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, gute organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
• Kenntnisse in TYPO3 und WordPress wünschenswert

Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.