Sachbearbeitung (m/w/d) für Alumniprojekte

Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die weltweit größte Förderorganisation für die grenzüberschreitende wissenschaftliche Zusammenarbeit und den internationalen Austausch von Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern. Seine Mitglieder sind die deutschen Hochschulen und ihre Studierendenschaften. Die Präsenz seiner weltweiten Auslandsbüros ist die Basis seiner internationalen Expertise. Der DAAD fördert transnationale Kooperationen und Partnerschaften zwischen Hochschulen, stärkt die Germanistik und die deutsche Sprache im Ausland und ist die Nationale Agentur für die europäische Hochschulzusammenarbeit. Er unterstützt mit seiner Arbeit die Ziele der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik, der nationalen Wissenschaftspolitik und der Entwicklungszusammenarbeit. Im Jahr 2020 hat er über 111.000 Studierende, Graduierte sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler rund um den Globus gefördert. Wir arbeiten zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und überzeugen durch Leistung und Qualität. Werden auch Sie ab dem 01.05.2025 Teil unseres starken Teams.

Zu besetzen ist die Position

P32EG9a-1b: Sachbearbeitung (m/w/d) für Alumniprojekte

Organisationseinheit: P32 - Partnerschaftsprogramme, Alumniprojekte, Hochschulmanagement
Standort: DAAD-Zentrale Bonn
TVöD-Entgeltgruppe: EG 9a (Bruttojahresgehalt rund 44.550,-€ - 48.100,- €)
Voraussichtliches Besetzungsdatum: 01.05.2025
Anstellungsart: befristet
Befristungsdauer: Zwei Jahre
Befristungsgrund: Sachgrundlose Befristung
Arbeitszeit: 39 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 06.04.2025
Stellencode: P32EG9a-1b

Im Rahmen der verschiedenen Alumni-Maßnahmen fördert der DAAD auch Alumni-Aktivitäten deutscher Hochschulen. Dazu unterstützt der DAAD deren Initiativen, um die Bindung der ausländischen Alumni an die deutschen Hochschulen und an Deutschland insgesamt zu stärken.
Darüber hinaus werden Projekte gefördert, die deutsche Hochschulen gemeinsam mit dem DAAD für Deutschland-Alumni aus Schwellen- und Entwicklungsländern durchführen. Sie verbinden aktives Lernen in Seminaren mit praktischer Erfahrung bei Fachmessen/-konferenzen.

Sie übernehmen schwerpunktmäßig folgende Aufgaben:

Sie sind für die Beratung und Antragsbearbeitung zuständig. Dazu gehört die Vorbereitung der Programmausschreibungen, Fact-Finding-Missions zu etwaigen neuen Fachmessen bzw. -konferenzen sowie die telefonische und schriftliche Beratung der Projektnehmer.
Sie bereiten die Anträge für die Auswahlsitzungen vor, ermitteln geeignete Gutachter und übernehmen die Protokollführung während der Auswahlsitzungen.
Darüber hinaus setzen Sie die Auswahlentscheidungen um und erstellen die Zuwendungsverträge.
Sie betreuen und beraten die Hochschulen während der Projektlaufzeit hinsichtlich der Mittelverwendung und Finanzierungsplanänderung. Bei Problemfällen erarbeiten Sie Lösungsvorschläge.
Im Rahmen der Betreuung der fachlichen Alumni-Sonderprojekte übernehmen Sie die inhaltliche Vorbereitung der Programme. Sie betreuen internationale Alumni-Delegationen vor Ort und beraten Besucher auf Messen und Kongressen.
Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Zuarbeit bei der Erstellung von Sachständen, die Umsetzung des wirkungsorientierten Monitorings sowie Zielerreichungskontrolle in Abstimmung mit P11 und S12.

Dafür bringen Sie fachlich und persönlich mit:

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen)
Erfahrung in der Programmadministration
Sicherer Umgang mit MS Office Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie SAP MOVE, Imperia und LimeSurvey
Gute Kenntnisse des deutschen Hochschulwesens
Englischkenntnisse B2 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen)
Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Verhandlungsgeschick, Organisationsvermögen und Teamfähigkeit
Bereitschaft zu Dienstreisen im Inland (ca. 3 pro Jahr), ins Ausland (ca. 2 pro Jahr) sowie Abend- (ca. 2 pro Jahr) und Wochenendveranstaltungen (ca. 3 Pro Jahr)

Darüber hinaus wünschenswert sind:

Länderspezifische Kenntnisse
Kenntnisse der DAAD-Programme und der DAAD-Regelwerke (Verfahrenshandbuch PF, Arbeitsanweisungen PF sowie Förderhandbuch PF)
Kenntnisse des Zuwendungsrechts und der BHO

Unser Angebot:

Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahressonderzahlung, 39 Stunden-Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5-Tage Woche), langfristige Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge
Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Deutschlandticket, Nutzung der goFlux Mitfahr-App, gute Verkehrsanbindung, Dienstfahrräder, gute Fahrradinfrastruktur
Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten besteht, in der Regel etwa zu 50 %.
Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung
Gesundheitsförderung: Betriebssport, Sozialberatung, moderne Kantine, Gesundheitsangebote
Familienfreundliches Klima: Eltern-Kind-Zimmer, Plätze in der internationalen Kita Bonn
Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten und eine offene Kommunikationskultur pflegen.

"Wandel durch Austausch" lautet das Motto des DAAD. Wir leben das, indem wir Studierenden aus Deutschland ein Studium im Ausland und ausländischen Studierenden ein Studium in Deutschland ermöglichen. Wir fördern Kooperationen zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen. Daran arbeiten über 1.100 Mitarbeitende in Bonn, Berlin und den DAAD-Büros weltweit.

Der DAAD ist eine international agierende Organisation, für die Vielfalt bei den Mitarbeitenden eine Herzensangelegenheit ist. Wir fördern die Gleichstellung aller Menschen und begrüßen daher alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Auch begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen sprachlichen Hintergründen. An unseren Standorten in Deutschland (Bonn und Berlin) ist die Verkehrssprache in der Regel Deutsch. Daher bitten wir Sie, Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf (CV) in deutscher Sprache einzureichen.

Für inhaltliche Vorabfragen zu der ausgeschriebenen Position nehmen Sie gerne Kontakt zu Andreas Böhler unter BOEHLER@DAAD.DE bzw. +49 (228) 882-8686 auf. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an karriere@daad.de.

Entscheiden Sie sich für eine berufliche Zukunft voller Möglichkeiten und Chancen, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Weitere Informationen finden Sie unter "Karriere im DAAD".

Senden Sie uns dafür bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 06.04.2025 ausschließlich über unser Online-Bewerbungstool zu.