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Sachbearbeitung "Verwaltung Außendienste" (m/w/d)
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Einführung
Die Stadt Aachen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung für die Verwaltung der Außendienste im Fachbereich Sicherheit und Ordnung.
Aufgaben
- Beschaffung und Bestellung inkl. Durchführung des ordnungsgemäßen Vergabeverfahrens
- Durchführung umfangreicher Marktanalysen inkl. Preis- und Materialrecherchen
- Führen von Gesprächen und Verhandlungen sowie eigenverantwortliche Auftragserteilung an Zulieferer, Firmen und Vertragspartner
- Prüfung des Wareneingangs und Bearbeitung von Rechnungen
- Verwaltung und Ausgabe der gesamten persönlichen Schutzausrüstung (PSA) sowie Einkleidung neuer Einsatzkräfte
- Bewirtschaftung und Verwaltung der Einsatzmittel und des Fuhrparks der Abteilung
- Betreuung der SAP-Zeiterfassung und Erledigung des Zeitmanagements für die Abteilung
- Mitarbeit und Fortschreibung der Büroverfügungen sowie der Dienst- und Geschäftsanweisungen für Außendienstkräfte in Abstimmung mit den Führungskräften
- Koordinierende Planung von abteilungsinternen Qualifikationsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit den Teamleitungen
- Anlassbezogenes Erstellen und Aktualisieren der abteilungsinternen Daten für das Controlling hinsichtlich des Personals, der Kosten und der Materialdaten für die Abteilung
- Erstellen und Koordinieren von Dienstunfallanzeigen sowie Verwaltung der Übersicht zu Gewaltvorfällen und Führen der Statistik
- Sichtung von Regelungen und Mitarbeit bei der Erstellung von Dienstanweisungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie zur Arbeitssicherheit
- Unterstützende Betreuung von Fachverfahren als Schnittstelle
- Anlassbezogene Führungsunterstützung bei Betreuung, Implementierung und regulärem Austausch technischer Einsatzmittel
- Verwaltung der Telefonbücher
Voraussetzungen
- Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
- Teamfähigkeit
- Kooperationsfähigkeit
- Eigeninitiative
- Zeit- und Selbstmanagement
- Organisationsfähigkeit
Benefits
- Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgeber der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- Respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV sowie gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- Umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
vor 15 Tagen
Verweise auf baito
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