Sachbearbeitung technische Beschaffung (m/w/d)

Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie! Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: „Wir machen Mitte!"

Das Facility Management des Bezirks Mitte steuert den gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Bezirks und optimiert deren Bestand und Nutzungsstruktur. Das beinhaltet unter anderem die Standortsuche, An- und Vermietung, das Verwalten und Bewirtschaften, in Teilen auch das Betreiben der Objekte, sowie die Planung und Durchführung von Bauprojekten.

Die Serviceeinheit Facility Management im Bezirksamt Mitte sucht ab dem 01.01.2025 unbefristet eine bzw. einen
Sachbearbeiter*in technische Beschaffung (m/w/d)

Kennziffer: 258/2024
Bewerbungsfrist: 12.12.2024

Besoldungsgruppe/Entgeltgruppe: E9a TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

1. Beschaffung bzw. Bestellung von IKT-Hardware, IKT-Geschäftsbedarf, Verbrauchsmaterialien (Ersatzteile, Toner, etc.) und sonstigen technischen Geräten

• Beschaffung komplexerer bzw. nicht über Rahmenverträge abrufbarer Technik(-Komponenten) z.B. Beamer, Multifunktionsdrucker und Großkopierer / Drucksysteme, Aktenvernichter, etc.), insbes. Beschaffung mobiler Telekommunikationstechnik (Handys, Smartphones, Headsets usw.)
• Beschaffung von sonstigen technischen Geräten (z.B. Ventilatoren, Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, etc.) sowie sonstiger IKT
• Vorbereitung, Einleitung, eigenständige Durchführung des Vergabeverfahrens
• Ausarbeitung komplexer Vertragsunterlagen nach technischen und organisatorischen Vorgaben der Leitung unter besonderer Berücksichtigung von speziellen IKT-Vertragsbedingungen, z.B. EVB/BVB
• Beauftragung und Abrechnung von Wasserspendern (mit Unterstützung durch andere Bereiche bei bautechnischen- bzw. versorgungstechnischen Fragen) – soweit noch in FM1-Zuständigkeit
• Sortimentsfortschreibung aufgrund technischer Verbesserungen, unter Mitarbeit bei der Definition und Einhaltung von bezirklichen Standards für die beschafften Geräteklassen
• Überwachung, Koordination und Beschaffung von Tonermaterialien unter Beachtung und Steuerung der Lebenszyklen ihrer jeweiligen Ausgabegeräte (neue bzw. auslaufende Druckertypen usw.- “Toner-Management“)

2. Vertragsmanagement

• Erarbeitung, Verwaltung, Bearbeitung, Überwachung und ggf. Kündigung von Miet-, Support- und Wartungsverträgen (z.B. in Bezug auf Abrechnungen, Verlängerungen/Kündigungen, Inanspruchnahme von Garantieleistungen usw.)
• Administration der Mobiltelefon-Profile-Berechtigungen, Providerwahl und Auswahl geeigneter Tarifoptionen

3. Lagerhaltung und Ausgabe

• Einlagerung und Bestandserfassung/Inventarisierung der IKT-Lagergüter
• Bereitstellung, Ausgabe und ggf. Vorbereitung der Auslieferung der Lagergüter

4. First-Level-Support

• technische Einweisung bei Ausgabe von Mobiltelefonen, Smartphones
• Support bei Problemen mit technischen Geräten (z.B. Drucker)
• Durchführung kleinerer Reparaturen und Behebung von kleineren Störungen (z.B. Kopierer, Drucker, Mobiltelefonen etc.)
• Bestellung von Monteuren bzw. Technikern gemäß bestehender (Wartungs-)Verträge und bei Gewährleistungsfällen

5. Rechnungsangelegenheiten

• Zahlbarmachung der eingehenden Rechnungen für alle techn. Beschaffungen und für bestehende Verträge
• bedarfsgerechte Aufschlüsselung der Kostenverteilung auf die Bereiche im Rahmen der Zusatzkontierung

6. Sonderaufgaben

• auf Weisung der Gruppen-, Fachbereichs- und SE-Leitung

Sie haben...

als Tarifbeschäftigte bzw. Tarifbeschäftigter (m/w/d)

• eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachkraft (Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann)
• oder einen erfolgreichen Abschluss des Verwaltungslehrgangs I
• Zusätzlich gilt: Berufserfahrung im Beschaffungsbereich ist erwünscht. Die Dienstkraft sollte gesundheitlich und körperlich in der Lage sein, vereinzelt Lager und Logistikaufgaben im Bereich der technischen Beschaffung wahrzunehmen.

Wir bieten...

• eine dauerhafte Beschäftigung bei einem zuverlässigen und sicheren Arbeitgeber
• abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung
• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, für das wir mit dem Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert wurden und eine gute Work-Life-Balance (durch zeitliche Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten, Einstieg in mobile Arbeit, Angebot von Telearbeitsplätzen)
• aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
• umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten (wie Fachfortbildungen, Sprachkurse, Coachings, Hospitationen) und ein individuelles Wissensmanagement
• eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung

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Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Berliner Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, insbesondere für Führungspositionen. Das Bezirksamt Mitte orientiert sich am Frauenförderplan und setzt aktiv hier genannte sowie weitere Maßnahmen um.

Wir schätzen die Vielfalt in unseren Teams und begrüßen daher alle Bewerbungen von Personen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, verschiedener sexueller und geschlechtlicher Identität(en), sozialen, ethnischen und religiösen Zugehörigkeiten sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten.