Sachbearbeitung*in in der Mittelbewirtschaftung (m/w/d)baito Pro Job

Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie! Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: „Wir machen Mitte!"

Das Amt für Weiterbildung und Kultur umfasst die Fachbereiche Volkshochschule, Musikschule, Bibliotheken und den Fachbereich Kunst, Kultur und Geschichte. Engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um Fachaufgaben und um die Gestaltung von administrativen Aufgaben an Standorten im Wedding, Gesundbrunnen, Moabit, Tiergarten und Alt-Mitte. Hier erwartet Sie ein kreatives und aufgeschlossenes Umfeld, in dem auf einen wertschätzenden und respektvollen Umgang genauso wertgelegt wird wie auf familienfreundliche Arbeitszeiten. Zahlreiche Fortbildungsveranstaltungen ermöglichen Ihnen die Weiterentwicklung Ihrer Laufbahn im Land Berlin. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

• Eigenständige Bewertung hinsichtlich Auftragsvolumen und Vergabeart
• Prüfung und Klärung von Anträgen sowie Mittelprüfung und Prioritätensetzung

Vergabeverfahren:

• Auftragsvergabe über das Landesverwaltungsamt mittels Sammelbestellverfahren
• Einholen von Angeboten zur Verhandlungsvergabe
• Bei beschränkter öffentlicher Ausschreibung: Einbindung der zentralen Vergabestelle, Auswahl des Anbieters, Zuarbeit und Bestellung

Angebotsprüfung:

• Ansprechpartner für Anbieterfragen unter Beachtung vergaberechtlicher Vorschriften
• Prüfung der Angebote auf bedarfsgerechte Anforderungen und Vollständigkeit
• Nachforderung fehlender Unterlagen unter Fristsetzung

Auftragserteilung:

• Eigenständige Auftragserteilung per Bestellschein oder Vertrag
• Bei öffentlicher Ausschreibung: Einbindung der Vergabestelle, Anbieterwahl, Bestellung

Beschaffung und Bestellung:

• Beschaffung von medienbegleitendem Material (Barcodes, RFID-Etiketten, Folien)
• Absprache mit den Fachbereichen und Erteilung der Aufträge

Rechnungsprüfung und Zahlbarmachung:

• Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
• Rechnungen zahlbar machen im System ProFiskal

Organisation der Entsorgung:

• Organisation der Entsorgung von abgeschriebenem Mobiliar
• Ablage der Anordnungsvorgänge

• Übergabe der Anträge und Unterlagen durch den Fachbereich Kunst, Kultur und Geschichte (Bewilligungsentscheidung bereits getroffen)
• Prüfung der Vollständigkeit der Unterlagen, ggf. Anforderung fehlender Unterlagen und Rücksprache mit dem Fachbereich

Zuwendungsempfänger-Daten:

• Prüfung, ob eine Identifikationsnummer für den Zuwendungsempfänger vorhanden ist

Mittelverwaltung:

• Festlegung der bewilligten Mittel in ProFiskal

Überwachung der Fristen:

• Überwachung der Widerspruchsfrist und der Eingangsfrist für erforderliche Erklärungen der Zuwendungsempfänger

Mittelabruf und Auszahlung:

• Überwachung des Mittelabrufs und der Auszahlungsanordnungen in ProFiskal

Rückforderungen:

• Bei Rückforderungen: Überwachung des termingerechten Zahlungseingangs, ggf. Mahnung und Einleitung eines Mahnverfahrens

• Abschluss der Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Abschluss des Verwal-tungslehrgangs I der Verwaltungsakademie Berlin, Verwaltungsschule oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen

Wir bieten...

• eine dauerhafte Beschäftigung bei einem zuverlässigen und sicheren Arbeitgeber
• abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung
• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, für das wir mit dem Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert wurden und eine gute Work-Life-Balance (durch zeitliche Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten, Einstieg in mobile Arbeit, Angebot von Telearbeitsplätzen)
• aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
• umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten (wie Fachfortbildungen, Sprachkurse, Coachings, Hospitationen) und ein individuelles Wissensmanagement
• die Möglichkeit eines Auslandsaufenthaltes zum Austausch mit europäischen Verwaltungen
• eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung

• Bewerbungsanschreiben
• Lebenslauf
• relevante Zeugnisse/ Abschlüsse/ Fortbildungen**
  Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Berliner Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, insbesondere für Führungspositionen. Das Bezirksamt Mitte orientiert sich am Frauenförderplan und setzt aktiv hier genannte sowie weitere Maßnahmen um.
  Wir schätzen die Vielfalt in unseren Teams und begrüßen daher alle Bewerbungen von Personen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, verschiedener sexueller und geschlechtlicher Identität(en), sozialen, ethnischen und religiösen Zugehörigkeiten sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten.