Projekt- und Teamassistenz Awards

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person (w/x/m) in Vollzeit, für die

Projekt- und Teamassistenz Awards

Die Stelle ist im Awards-Team der Initiative Musik eingegliedert. Die Projekt- und Teamassistenz ist Teil der beiden Projektteams Awards (APPLAUS und Deutscher Jazzpreis) und unterstützt die Projektleitungen und -managements in allen Projektphasen.

Deine Aufgaben:

Du arbeitest in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Prozessen zur Umsetzung der Preise mit: von der Bewerbungsphase über das Juryverfahren bis hin zur Preisverleihung
Du begleitest die Planungen und Durchführungen der Veranstaltungsproduktion (z.B. Artist Care, Travelmanagement) von zwei Preisverleihungen in wechselnden Städten
Du führst Recherchen durch und kümmerst dich um die Erstellung von Präsentationen und Unterlagen (z.B. Statistiken zu Bewerber:innendaten)
Du unterstützt bei administrativen Vorgängen wie Ausschreibungsverfahren, Vertrags- und Rechnungsmanagement
Du betreust unsere Online-Tools (u.a. Bewerbungsportale, Zoom, Sharepoint)
Du koordinierst Termine und betreust Meetings (z.B. Jurysitzungen)
Du schaffst Synergieeffekte für das Awards-Team und organisierst interne Meet-Ups

Dein Profil:

Du hast eine mindestens 3-jährige Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Veranstaltungsmanagement, Kommunikation, Musik oder allgemein im Kulturbereich oder vergleichbare Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen mit hoher Passgenauigkeit auf die Stelle
Du bist ein Organisationstalent und behältst bei vielen parallelen Prozessen den Überblick
Du verstehst dich im professionellen Umgang und richtigen Ton mit unterschiedlichen Charakteren und Stakeholdern
Du arbeitest gerne im Team und zeigst Flexibilität in intensiven Projektphasen
Du bist flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten und hast großes Interesse an Kultur, Musik und/oder Eventmanagement sowie Verständnis für die Bedeutung von Kulturprojekten/-förderung
Du kennst dich im Umgang mit Online-Tools und der MS-Office Software sehr gut aus
Du arbeitest sorgfältig und strukturiert mit Auge fürs Detail
Du bist proaktiv und vorausschauend und bleibst auch während intensiverer Projektphasen zuversichtlich und zuverlässig
Du fühlst dich sehr sicher in deutscher Sprache und im Formulieren von Texten und hast sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wünschenswert: Kenntnisse im Zuwendungs- und Vergaberecht
Wünschenswert: Führerschein Klasse B

Wir bieten:

Ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Arbeitsumfeld in einem Großraumbüro in Berlin Mitte, mit wertschätzender und respektvoller Unternehmenskultur innerhalb der Kulturbranche Musik
Eine hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, die Einrichtung mitzugestalten
Vergütung und Jahressonderzahlung in Anlehnung an den Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD Bund), EG 8, bei Vorliegen der notwendigen Qualifikation
Ein vorerst auf 2 Jahre befristeter Vertrag, eine Fortführung wird angestrebt
Flexible Arbeitszeitgestaltung mit der Möglichkeit von bis zu 11 Tagen mobilem Arbeiten pro Monat, auch im EU-Ausland
30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
Diverse Teamevents
Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
Ökologische Nachhaltigkeit ist uns ein Anliegen, deshalb bieten wir allen Mitarbeiter:innen einen Zuschuss zum Jobticket an

Uns ist bewusst, dass jede Vita ihren eigenen Weg geht, daher setzen wir nicht zwingend voraus, dass Du alle oben genannten Kriterien jetzt schon erfüllst.

Wir befinden uns zudem in einem kontinuierlichen Prozess des Kulturwandels und streben an, gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungserfahrung (z. B. Personen mit Behinderung, BIPoC, LGBTQIA*, ältere Personen).

Anerkannt schwerbehinderte Personen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte sende uns entsprechende Nachweise mit. Gerne kommen wir mit Dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Rückfragen zur Barrieresituation in Verbindung mit Deiner Bewerbung beantwortet gerne unsere Personalabteilung in enger Zusammenarbeit mit unserer Ansprechperson für Barrierefreiheit.

Bitte gib im Sinne der allgemeinen Gleichbehandlung in Deiner Bewerbung, bis auf Deinen vollständigen Namen und Deine Kontaktinformationen, keine personenbezogenen Daten (z.B. Foto, Familienstand, Geburtsort und -datum, Nationalität, Geschlecht oder sexuelle Orientierung) im Lebenslauf an.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in einer PDF-Datei inkl. Einstiegstermin an: personal(at)initiative-musik.de.

Die Bewerbungsfrist läuft bis zum 16.3.2025. Wir behalten uns vor, bereits vor Fristablauf erste Gespräche zu führen.

Die Bewerbungsfrist läuft bis zum 16.3.2025.