Verwaltungsmitarbeiterin/ Verwaltungsmitarbeiter - Arbeitssicherheit (d/m/w)

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Werden Sie Teil der RKI-DNA!

Wichtige Informationen

Arbeitsbeginn : nächstmöglich
Bewerbungsfrist : 22. April 2025
Befristung : unbefristet
Vergütung : bis E8 TVöD
Standort : Berlin
Referenznummer : 051/25 |1281115

Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Der Sicherheitstechnische Dienst (Arbeitssicherheit) des RKI unterstützt die Hausleitung beim Arbeits- und Gesundheitsschutz und setzt die Vorgaben des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) um. So wird sichergestellt, dass Arbeitsschutzvorschriften betriebsspezifisch angewendet und ein hoher Gesundheitsschutz erreicht werden.

Werden Sie Teil unseres Teams und leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden am RKI. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgabe bei uns

Verwaltung & Organisation:

Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung arbeitsmedizinischer Vorsorgeunterlagen
Veranlassung von Untersuchungen im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Eignungsuntersuchungen
Koordination und Überwachung von Untersuchungen nach Arbeitsmedizinischen Regeln (AMR Nr. 2.1) sowie Bearbeitung der Untersuchungsergebnisse
Pflege der reisemedizinischen Dokumentation und Unterstützung bei Reisefreigaben

Kommunikation & Beratung:

Ansprechperson für Mitarbeitende zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
Abstimmung mit Betriebsärzten/-innen und Psychologen/-innen

Rechnungs- & Materialmanagement:

Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
Beschaffung, Bereitstellung und Verwaltung von Arbeitsschutzmaterialien

Administrative Tätigkeiten & Prozessoptimierung:

Daten- und Dokumentenpflege, Korrespondenz, Postbearbeitung
Organisation von Besprechungen inkl. Protokollführung
Unterstützung bei der Einführung digitaler Dokumentenmanagement-Systeme und kontinuierliche Prozessverbesserung

Flexibilität & Weiterentwicklung:

Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben und Einarbeitung in wechselnde Aufgabenbereiche

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich oder vergleichbare Qualifikation

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

erste Berufserfahrung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich
Affinität zur Digitalisierung und Optimierung von Prozessen
sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen sowie vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten
Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1

Wünschenswert

Kenntnisse in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen sowie Jira/Confluence

Persönliche Kompetenzen

Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
Selbständigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten nach Zielvorgaben
Einsatzbereitschaft, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit auch bei hohem Arbeitsdruck
Flexibilität bei unvorhergesehenen Situationen
Lernbereitschaft mit dem Ziel, eigenes Wissen und Können ständig auf dem neuesten Stand zu halten
Kommunikationsfähigkeit mit verbindlichem Auftreten und der Schaffung einer positiven Gesprächsatmosphäre
Kooperations- und Teamfähigkeit und vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
Konfliktfähigkeit mit sachlicher Herangehensweise

Weitere Voraussetzungen

Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Darauf können Sie sich bei uns freuen

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zur StellenID 1281115 / Referenznummer 051/25 |1281115 bis zum 22. April 2025 ausschließlich über Interamt.

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Zuletzt aktualisiert am 26.03.2025