Office Manager*in bei Universität Bonn

Office Manager*in

Veröffentlicht am: 23.10.2024

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Das international und transdisziplinär ausgerichtete Zentrum für Entwicklungsforschung (ZEF) der Universität Bonn sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Teilzeit eine*n

Office Manager*in (70%)

Zentrum für Entwicklungsforschung (ZEF)

Das ZEF will mit seiner Forschung und Ausbildung zu Armutsbekämpfung und nachhaltiger Entwicklung auf globaler Ebene beitragen. Außerdem fördert es die Stärkung und Vernetzung der internationalen Entwicklungsforschung. Deshalb kooperiert das ZEF eng mit internationalen Wissenschaftlerinnen und mit Expertinnen aus der Entwick-lungspolitik und -zusammenarbeit.

Bewerbungsfrist:

17.11.2024

Kennziffer:

3.4/2024/274

Arbeitszeit:

Teilzeit

Tätigkeitsbeginn:

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Laufzeit:

Unbefristet

Entgeltgruppe:

TV-L EG 8

Ihre Aufgaben

eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des administrativen Ablaufs des Sekretariats in der Abteilung ZEF ECON,
Unterstützung bei Planung und Abwicklung von Lehrveranstaltungen und Prüfun-gen (Zusammenstellen von Materialien, Kommunikation mit Prüfungsamt),
selbstständige Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten,
selbstständige Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten,
administrative Betreuung der Finanzmittel,
selbstständige Mittelüberwachung Instituts- und Drittmittel,
Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekos-ten,
allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten.

Wir bieten

eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der größten Arbeit-geber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue,
gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit der alternierenden Telearbeit,
betriebliche Altersversorgung (VBL),
ein familienfreundliches Arbeitsumfeld,
zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Ihr Profil

eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation (Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung) oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen (auch Quereinsteiger*innen willkommen),
nachgewiesene fortgeschrittene Englischkenntnisse in Wort und Schrift (CEFR Niveau B2), souveräne Beherrschung der deutschen Sprache,
sehr gute Anwendungskenntnisse gängiger Bürosoftware (Word, Excel), idealerweise Erfahrungen in SAP, Plone 5 und Confluence,
idealerweise Erfahrung im Wissenschaftsmanagement,
die Fähigkeit, in einem kleinen Team selbständig und zuverlässig zu arbeiten.

Diversität und Chancengleichheit

Die Universität Bonn fördert aktiv die Vielfalt und Gleichstellung aller Mitarbeitenden und ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Um die Heterogenität der Gesellschaft als Querschnitt abzubilden, begrüßt die Universität ausdrücklich Bewerbungen von weiteren Personen, die von Diskriminierung betroffenen sind, darunter BIPoCs sowie Menschen mit Rassismuserfahrungen, genderdiverse und queere Personen. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist ebenfalls ausdrücklich erwünscht. Alle Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.

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