Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsstelle

Werden Sie Teil unseres Teams! Verstärken Sie uns als engagierte t Office-Managerin (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands
Office-Managerin (m/w/d) Geschäftsstelle der kaufmännischen Direktion

Ihr Aufgabengebiet:

In der Geschäftsstelle verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

• eigenverantwortliche Büroorganisation:
  -  Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
  -  Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
  -  eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
  -  Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
  -  elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
  -  Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä.
  -  Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
  -  Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
• Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
• Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
• Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion
• Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
• Unterstützung bei Projekten

Ihre Qualifikationen:

Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.

Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:

• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
• sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
• gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von Vorteil

Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus:

• freundliches und verbindliches Auftreten
• Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
• Planungs- und Organisationstalent
• eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und Diskretion
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen

Hinweise:

Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber\*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter www.zlb.de.

Ansprechpartnerin: