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    vor 7 Tagen
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    Vollzeit
    Mid-Level
    #offenegesellschaft#digitalisierung#thinktank

    Office Manager*in (m/w/d)baito Pro Job

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    Einführung

    Das Aspen Institute Deutschland sucht ab sofort einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).

    Aufgaben

    • Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
    • Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
    • Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
    • Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
    • Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial, -einrichtung sowie technischer Ausstattung
    • Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
    • Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
    • Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
    • Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.
    • Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
    • Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen
    • On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen
    • Bearbeitung des Posteingangs
    • Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

    Voraussetzungen

    • Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung
    • Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
    • Versierter Umgang mit MS Office
    • Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
    • Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
    • Freude an Büro-Organisation
    • Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
    • Flexibilität und Eigenmotivation
    • Teamfähigkeit
    • Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

    Benefits

    • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
    • Ein modernes Büro im Herzen Berlins
    • Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
    • Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
    • Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld

    Gehaltsschätzung baito Pro Feature

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    vor 7 Tagen
    projektassistenz jobs

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