Projektassistenz*in Finanzen (m/w/d)

GB_DIB_37_24

Stellenausschreibung

Die Bauhaus-Universität Weimar ist eine vielfältig internationale Universität. Mit einem Anteil von über 25 % internationalen Studierenden und über 40 % internationalen Promovierenden, rund 250 Partner­schaften in Europa und der Welt, europäisch und international ausgewiesenen Forschungsprojekten, Netzwerken und Transferbeziehungen und einem kontinuierlichen Spitzenplatz im Förder-Ranking des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD) hat sie bereits einen hohen Grad und eine hohe Qualität der Internationalisierung erreicht.

Um die Internationalisierung stärker wirksam werden zu lassen, noch mehr Hochschulangehörige einzu­beziehen und Internationalisierungsmaßnahmen effektiver umsetzen zu können, hat sich die Universität am Aufbau eines europaweiten Verbunds von Universitäten beteiligt, der BAUHAUS4EU-Allianz. Ihr thematischer Kern ist die EU-Initiative »Neues Europäisches Bauhaus«, der sich gemeinsam mit den neun weiteren teilnehmenden Partnerhochschulen in Projekten in den Bereichen Forschung und Nachwuchs­förderung, Studium und Lehre sowie Transfer und gesellschaftliches Engagement verwirklicht. Das Ziel ist, die Zusammenarbeit in der Allianz soweit voranzutreiben, dass ein gemeinsamer europäischer Campus entsteht, der möglichst barrierefrei allen Universitätsangehörigen zu Verfügung steht. Die Bauhaus-Universität Weimar leistet damit einen Beitrag zum gemeinsamen Europäischen Bildungsraum.

Ab dem 01.01.2025 und bis zum 31.12.2028 wird die BAUHAUS4EU-Universitätsallianz im Rahmen der Förderlinie »Erasmus+ Europäische Hochschulen« gefördert. Für das Projekt ist die Bauhaus-Universität Weimar Konsortialführerin; es wird daher nun ein Projektteam gebildet, dem neben der hier ausgeschrie­benen Stelle auch das Projektcontrolling, eine Projektkoordination und eine Projektleitung mit verschie­denen Stellenanteilen angehören. Das Projektteam ist dem Dezernat Internationale Beziehungen ange­schlossen.

Die hier ausgeschriebene Stelle soll zum einen die Mittelbewirtschaftung für die Bauhaus-Universität Weimar in der BAUHAUS4EU-Allianz übernehmen und dazu eng mit dem Projektcontrolling zusammen­arbeiten. Zum anderen soll diese Stelle die bereits existierende Mittelbewirtschaftung im Erasmus-Bereich des Dezernates Internationale Beziehungen verstärken und dort Aufgaben in der finanziellen Abwicklung der durch die Zusammenarbeit in der BAUHAUS4EU-Allianz steigenden Mobilitäten übernehmen.

• Finanzverwaltung und Mittelüberwachung
• Überwachung der Mittelzuweisungen an die anderen Allianz-Universitäten
• Vor- und Aufbereitung abrechnungsrelevanter Daten und Informationen für das Projekt, inkl. Berichtswesen gegenüber der EU
• Entwerfen und Pflegen einer Allianz-weiten Finanzverwaltung für Mittel, die aus anderen gemeinsamen Antragstellungen bzw. den Haushalten der Allianzuniversitäten stammen inkl. Monitoring der Finanzverwaltung der anderen Allianzuniversitäten für diese Mittel

finanzielle Administration Erasmus+

• Finanzverwaltung und Mittelüberwachung sowie Kalkulationen und Mittelabrufe mittels verschiedener Datenbanken und Tools (moveon4, Beneficiary Module, Excel)
• Berechnung und Auszahlung von Erasmus Stipendien
• Vor- und Aufbereitung abrechnungsrelevanter Daten und Informationen für geförderte Kurz- und Langzeitmobilitäten (incoming und outgoing, Studierende und Mitarbeitende), inkl. Berichtswesen und Unterstützung bei der administrativen Beratung und Abwicklung
• proaktive Schnittstellenkommunikation zwischen dem DIB und dem Bauhaus4EU-Projektteam

Einstellungsvoraussetzungen:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungs­fachangestellter, Fachangestellter für Bürokommunikation oder vergleichbar Abschlüsse
• möglichst mehrjährige Berufserfahrung in der Finanzverwaltung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• mindestens gute englische Sprachkenntnisse
• Sichere Anwendung moderner Bürosoftware
• Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten und zur Strukturierung und Priorisierung der Aufgaben
• Affinität zu und/oder Erfahrung mit IT-Anwendungen (Datenbanken, Contentmanagementsystemen, o. ä.) ist wünschenswert

Für die Stelle sind weiterhin korrektes und freundliches Auftreten und Teamfähigkeit erforderlich. Wenn Sie darüber hinaus Einsatzbereitschaft, Sorgfalt und Zuverlässigkeit mitbringen, passen Sie perfekt zu uns. Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9 a TV-L.

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam Prozesse zu gestalten und bieten individuelle Angebote zur fachlichen und persönlichen Qualifizierung. Werden Sie Teil eines kollegialen und engagierten Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gern der Dezernent, Herr Dr. Kästner (Tel. 03643-582364).

Der Bauhaus-Universität Weimar sind Vielfalt und Chancengleichheit wichtige Anliegen. Wir setzen uns für ein familienfreundliches und diskriminierungsarmes Arbeitsumfeld ein und verfolgen eine gleichstel­lungsfördernde, vielfaltsorientierte Personalpolitik. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen, Biographien und Persönlichkeiten. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

E-Mail: international-office[at]uni-weimar.de

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich noch vor dem Jahreswechsel 2024 statt.