Mitarbeiter*in für die Projekt-Verwaltung (m/w/d)
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Einführung
Als Mitarbeiter*in für die Projekt-Verwaltung sind Sie verantwortlich für die Unterstützung und Entlastung des Controllings bei Rechnungs- und Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Kostensatz. Zu Ihren Aufgaben gehören die Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten, die fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen, die Buchung und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz, die Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken, die Erstellung der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen, die Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs, das Nachhalten von Abgabefristen, die Koordinierung der Raumnutzung und das Facilitymanagement. Sie sollten eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Erfahrung im Umgang mit Kunden und Behörden, fundierte Kenntnisse in Word, Excel und anderen IT-Systemen, Erfahrung in der Pflege von Datenbanken, eine sorgfältige und selbständige Arbeitsweise sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Deutschkenntnisse mitbringen. Die Stelle ist befristet bis zum 31.12.2024 und wird in Teilzeit (max. 20 Stunden) angeboten. Der Arbeitgeber bietet eine professionelle Einarbeitung, flexible Arbeitszeiten, eine Bezahlung nach Tarifvertrag, zusätzliche Sozialleistungen und Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Aufgaben
- Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten
- fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen
- Buchen und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz
- Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken
- Erstellen der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen
- Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs
- Nachhalten von Abgabefristen (z.B. Entwicklungsberichte, Verträge, Zuarbeit aus den Einrichtungen)
- Koordinierung der Raumnutzung; Vorbereitung entsprechender Nutzungsvereinbarungen
- Facilitymanagement
- Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
Voraussetzungen
- eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z.B. in der Fachrichtung Büromanagement
- Erfahrung im Umgang mit Kunden, Behörden und Ämtern
- fundierte Kenntnisse im Umgang mit Word, Excel und anderen IT-Systemen
- Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
- eine sorgfältige, selbständige und zügige Arbeitsweise verbunden mit einer hohen Service- und Qualitätsorientierung
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und sehr gute Deutschkenntnisse
Benefits
- Einen befristeten Arbeitsvertrag zunächst bis zum 31.12.2024 in Teilzeit (max. 20 Stunden) zum nächstmöglichen Termin. Eine Fortsetzung ist ggf. möglich.
- Eine professionelle Einarbeitung in Ihr Aufgabenfeld.
- Die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten (z.B. 4-Tage-Woche).
- Eine Bezahlung nach Tarifvertrag TV AWO Berlin.
- Zusätzliche Sozialleistungen wie z.B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
- Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Verweise auf baito
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