Mitarbeiter:in für die Führung des Geschäftszimmers in Potsdam (m/w/d)baito Pro Job

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Mitarbeiter:in für die Führung des Geschäftszimmers in Potsdam (m/w/d)

Hintergrund
Für unser engagiertes Verwaltungs-Team in Potsdam suchen wir eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) für die Führung des Geschäftszimmers der Forschungsstelle in Teilzeit (50%).

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des Geschäftszimmers Potsdam
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Beantwortung von persönlichen, telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung von Posteingang und ‐ausgang
• Übernahme von Warenannahme und ‐prüfung sowie Bearbeitung von Reklamationen
• Ausgabe und Rücknahme von Transpondern
• Schnittstellenfunktion zwischen internen Einheiten, Mitarbeitern, Verwaltung und anderen AWII Standorten sowie externen Partnern
• Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen

Voraussetzungen

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie oder einem kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und ‐management
• Fähigkeit, in einem internationalen, gemischt deutsch‐ und englischsprachigen akademischen Umfeld zu arbeiten
• Sicherer Umgang mit dem Internet und den gängigen Textverarbeitungs‐, Kalkulations‐ und Präsentationsprogrammen (z. B. MS‐Office‐Produkte Word, Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Teamfähigkeit 
• exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie souveräner Umgang mit komplexen Situationen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse

• Englischkenntnisse auf B2-Niveua

Weitere Informationen

Wir bieten

• exzellente Forschung
• Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
• Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
• ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
• flexible Arbeitszeiten
• betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)