Mitarbeiter*in Empfang/Veranstaltungsmanagement

Stellenausschreibung Mitarbeiter*in Empfang / Veranstaltungsmanagement | Institut für Menschenrechte

Das Deutsche Institut für Menschenrechte ist die unabhängige Nationale Menschenrechtsinstitution Deutschlands (§ 1 DIMR-Gesetz). Es ist gemäß den Pariser Prinzipien der Vereinten Nationen akkreditiert (A-Status). Zu den Aufgaben des Instituts gehören Politikberatung, Menschenrechtsbildung, Information und Dokumentation, anwendungsorientierte Forschung zu menschenrechtlichen Themen sowie die Zusammenarbeit mit internationalen Organisationen. Es wird vom Deutschen Bundestag finanziert. Das Institut ist zudem mit dem Monitoring der Umsetzung von UN-Behindertenrechtskonvention und UN-Kinderrechtskonvention sowie der Berichterstattung zu den Konventionen des Europarats zu Menschenhandel und zu Gewalt gegen Frauen und häuslicher Gewalt betraut worden. Hierfür hat es entsprechende Monitoring- und Berichterstattungsstellen eingerichtet.

Das Institut sucht frühestens zum 01.01.2025

einen Mitarbeiterin Empfang / Veranstaltungsmanagement.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit 39 (100%) Wochenstunden.

Die Stelle wird entsprechend Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund) vergütet und ist auf zwei Jahre befristet. Entfristung nach zwei Jahren möglich.

Dienstort ist Berlin.

Der Schutz von Kindern und Jugendlichen vor jeglicher Form der Ausbeutung und Gewalt ist für das Deutsche Institut für Menschenrechte eine zentrale Aufgabe und ein zentrales Anliegen. Das Institut hat sich daher eine Kinderschutz-Richtlinie für die eigene Arbeit gegeben und setzt die Bereitschaft, sich dem Verhaltenskodex dieser Richtlinie zu verpflichten, voraus.

Ihre Aufgaben:

Empfang:

• Empfangen und Betreuen von Besucher*innen und Gästen des DIMR
• Bearbeiten des gesamten Posteingangs des DIMR, d.h. Sichten, Sortieren und Verteilen der Eingangspost, Frankierung des Postausgangs
• Entgegennahme der am Empfang eingehenden Telefonanrufe und E-Mails sowie Weiterleiten an die zuständigen Mitarbeiter*innen
• Erteilen allgemeiner Auskünfte, z.B. zum Institut, zur Bibliothek, zu Veranstaltungen
• Schnittstelle zu Dienstleistungsfirmen, z.B. Reinigungsdienst, Haustechnik etc.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien

Veranstaltungsmanagement:

• Koordination der Konferenzraumbelegung
• Anfordern der technischen Ausstattung für Veranstaltungen
• Vorbereitung und Betreuung der Veranstaltungen
• Organisation und Koordination von Catering

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung und/oder bereits mindestens 2 Jahre am Empfang tätig
• Sie telefonieren souverän und kompetent.
• Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick gehören zu Ihren Stärken.
• Ihre Deutschkenntnisse entsprechen dem Niveau B2.
• Ihre Englischkenntnisse entsprechen dem Niveau B1.

Aus arbeitsrechtlichen Gründen können gemäß § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz nur Bewerber*innen berücksichtigt werden, die nicht zuvor beim Deutschen Institut für Menschenrechte beschäftigt waren.

Wir bieten:

eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position in einer interdisziplinären Abteilung. Sie sind Teil eines sehr motivierten Teams, in dem eine wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe gelebt wird.

Die Präsenzzeiten am Empfang sind von 9 bis 17 Uhr. Wir bieten Unterstützung bei der Beschaffung technischer Hilfsmittel für individuelle Bedarfe. Das Institut unterstützt nachhaltige Mobilität durch einen Zuschuss zum Deutschlandticket Job. Das Institut bezuschusst zudem die betriebliche Altersvorsorge (VBLU) sowie vermögenswirksame Leistungen. Die Tätigkeit wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen entsprechend Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund) vergütet.

Kontakt:

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 49. / 50. KW in Berlin statt. Der genaue Termin wird mit der Einladung bekannt gegeben

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!