Leitung des Potsdamer Geschäftszimmers (m/w/d)

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Leitung des Geschäftszimmers in Potsdam (m⁠/⁠w⁠/⁠d)

Hintergrund

Für unser engagiertes Team in der Verwaltung suchen wir eine Leitung für das Geschäftszimmer der Forschungsstelle Potsdam in Teilzeit (19,5h).

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des Geschäftszimmers in Potsdam
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Beantwortung von persönlichen, telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
• Übernahme der Warenannahme und -prüfung sowie Bearbeitung von Reklamationen
• Ausgabe und Rücknahme von Transpondern
• Schnittstellenfunktion zwischen internen Einheiten, Mitarbeitenden, Verwaltung und anderen AWI Standorten sowie externen Partnern
• Organisation von Mitarbeitendenveranstaltungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie, einem kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
• Fähigkeit, in einem internationalen, gemischt deutsch- und englischsprachigen akademischen Umfeld zu arbeiten
• Sicherer Umgang mit dem Internet und den gängigen Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogrammen (z. B. MS-Office-Produkte Word, Excel)
• Eventuell Grundkenntnisse in SAP
• Sehr gute Teamfähigkeit sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie souveräner Umgang mit komplexen Situationen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
• Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

Wir bieten

• exzellente Forschung
• Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
• Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
• ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
• flexible Arbeitszeiten
• betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit Hansefit und Wellhub
• Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Das AWI schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Parität von Frauen und Männern und ein chancengerechtes, inklusives und offenes Umfeld ein. Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams und eine Vielzahl von Perspektiven unsere Arbeit und unser Miteinander bereichern. In einem stetigen Lern- und Reflexionsprozess arbeiten wir daran, dass sich all unsere Beschäftigten bei uns entfalten können und zugehörig fühlen. Wir freuen uns auf Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von binären und nicht-binären Geschlechtern, Nationalität, sozio-kultureller Herkunft, Religion, Alter, körperlichen Fähigkeiten, Neurodivergenz, sexueller Orientierung und anderen Identitäten.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt.

Über verschiedene Maßnahmen fördern wir gezielt und überzeugt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen. Unser Familienbüro ist gerne für Sie da - auch schon vor Ihrem Start am AWI.

Weitere Informationen

Weitere Informationen erhalten Sie bei Karen Vogt (0331-58174-5001; Karen.V***@***.de).

Die Stelle ist bis zum 31.12.2026 befristet und wird in Teilzeit (19,5h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Potsdam.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!