Bürosachbearbeitung (w/m/divers)

Stellenausschreibung: Bürosachbearbeitung (w/m/divers) Service

Das German Institute of Development and Sustainability (IDOS) zählt weltweit zu den führenden Forschungsinstituten und Think-Tanks zu Fragen globaler nachhaltiger Entwicklung. Es trägt durch Forschung, Beratung und Ausbildung dazu bei, Antworten auf globale Zukunftsfragen zu finden.

Das Aufgabenprofil umfasst u.a.:

• Allgemeine Sekretariats- und Büroaufgaben insbesondere für die Leitung der Serviceeinrichtungen, darunter u.a. Büroorganisation, Terminplanung, Besprechungs- und Sitzungsvorbereitung, kleinere engl. Übersetzungen Textformatierung, Vorbereitung von Präsentationen (Powerpoint), Rechnungsbearbeitung;
• Führen, Verwalten und Abrechnen der Barkasse incl. der Einnahmen aus den Kaffeeautomaten;
• Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Arbeitsgruppen, Gremien und betrieblichen Zusammenkünften:Terminplanung, Tagesordnungen abstimmen, Beschlussfähigkeiten prüfen, Vorbereitung und Versand von Sitzungsunterlagen, Sitzungsvorbereitung (einschließlich digitale Sitzungsvorbereitung) u.a.;
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Schulungen, darunter u.a. Angebotseinholung, Vertragserstellung nach Mustervorlage, Terminplanung, Rechnungsbearbeitung

Voraussetzungen und Qualifikationen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder Nachweis einer gleichwertigen beruflichen Erfahrung;
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariats- und/oder Verwaltungsbereich;
• Kenntnisse in der UVgO von Vorteil;
• Gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick;
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse;
• Souveräner Umgang mit MS Office Programmen;
• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise;
• Teamorientiertes Arbeiten;
• Soziale Kompetenz und interkulturelle Sensibilität.

Wir bieten:

• Arbeitsbedingungen und Eingruppierung nach TVöD Bund – je nach persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 7;
• Gleitende Arbeitszeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Std.;
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten („Homeoffice“ bis zu 60% pro Woche);
• Möglichkeit zur Nutzung eines subventionierten Deutschland-Job-Tickets und eine gute Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln;
• Jahressonderzahlung gem. TVöD Bund;
• Bis zu 30 Tage Jahresurlaub plus 6 Tage Betriebsferien;
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung;
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung bei der VBLU;
• Viele weitere soziale und monetäre Vorteile.

Wir fördern aktiv die Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Vielfalt aller Menschen in unserem Institut. Daher begrüßen wir Bewerbungen von People of Colour, Menschen aller Nationalitäten, Religionen und Weltanschauungen, sexueller Orientierungen und geschlechtlicher Identitäten, aller Altersgruppen sowie Menschen mit Behinderung. Ebenso freuen wir uns auf Bewerbungen von Personen mit familiärer Migrationsgeschichte.

IDOS ist zertifiziert durch das audit berufundfamilie – Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Margret Heyen (ma*****.*****en@id**-********ch.de).

Bewerbungsgespräche sollen voraussichtlich ab dem 20.01.2025 stattfinden.