Büro- und Teamassistenz - AlgorithmWatch

AlgorithmWatch sucht für den Berliner Standort eine Büro- und Teamassistenz.

• 20 Wochenstunden
• Startdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Bewerbungsfrist: 26. August 2024, 12:00 Uhr MESZ (wir laden fortlaufend zu Interviews ein)

Deine zukünftige Rolle

Du bist Teil des Teams Operations und verantwortest die Bereiche Büroorganisation sowie Reise- und Eventmanagement. Im Einzelnen gehören dazu folgende Aufgaben:

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Anlaufstelle für externe Anfragen (Email / Telefon), unterstützt die Geschäftsleitung bei der Terminplanung und empfängst Gäste im Berliner Büro;
• Du begleitest neue Kolleg*innen, gut im Büro und im Team anzukommen;
• Du hilfst dabei, Veranstaltungen und Dienstreisen vorzubereiten und abzurechnen. Dafür organisierst du Räumlichkeiten und Catering, sowie Logistik und Abrechnung - z.B. bei den jährlichen Team Retreats, Trainings, projektbezogenen Veranstaltungen oder Besprechungen;
• Als zentrale Ansprechperson unterstützt Du das Team bei der Vor- und Nachbereitung von Events und Dienstreisen (inkl. DB-Firmenkonto, Rückerstattungen)
• Du bist key userin unseres CRM-Systems und übernimmst das Onboarding neuer Kolleg*innen. Vorkenntnisse sind nicht zwingend notwendig. Du wirst ausführlich eingearbeitet.
• Du bearbeitest die Ein- und Ausgangs­post;
• Du bestellst Bürobedarf und Arbeitsmittel;
• Du koordinierst die Ausstattung der Büroräume und Arbeitsplätze;
• Du unterstützt bei Bedarf im Spendenmanagement und der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungslegung, Vertragsmanagement, Spendennachweise);
• Du pflegst, verwaltest und sicherst die Qualität unserer Beleg- und Datenablage und Archive.

Das bringst du mit

• Du hast bereits erste Berufserfahrung in der Büroorganisation/Teamassistenz oder ähnlichen Tätigkeiten gesammelt;
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Grundkenntnisse sind von Vorteil, aber wir sind offen für Quereinsteiger*innen;
• Du bist textsicher und kommunikationsstark in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch;
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und bereit, dich mit Hilfe in weitere Programme einzuarbeiten (z.B. Atlassian/Confluence, HR-Software, Trello, u.ä.);
• Du überzeugst mit deiner zuverlässigen und sorgfältigen Arbeitsweise und hast Freude daran, deine Aufgaben selbstständig und eigeninitiativ anzugehen;
• Du kannst dich mit unseren Werten identifizieren und bist motiviert, dich in die Aufgaben und Abläufe in einer gemeinnützigen Organisation einzuarbeiten.

Das bieten wir dir

• Du bist Teil eines Teams, das dafür kämpft, die Gesellschaft gerechter, demokratischer, inklusiver und nachhaltiger zu machen;
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten in einem kleinen Operationsteam;
• Wir pflegen eine kollegiale und wertschätzende Arbeitskultur, Teamklausuren und -events gehören ebenso dazu wie Skill-Sharing-Workshops;
• Flexi­ble Arbeits­zeitmodelle, 30 Tage Urlaub, Überstunden werden mit Freizeitausgleich abgegolten, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge, Mobilitätszuschlag und ein persönliches Weiterbildungsbudget;
• Wir unterstützen Dich durch individuelle Fortbildungen und Teamtrainings dabei, dich beruflich so weiterzuentwickeln, wie es zu deinen Stärken und Interessen passt;
• Eine Vergütung zwischen 1500 -1750 EUR brutto je nach Qualifikation bei 20h/Woche;
• Ein zunächst auf 2 Jahr befristeter Vertrag über eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden. Wir streben eine Weiterbeschäftigung und langfristige Zusammenarbeit an.

Neugier geweckt? Dann bewirb dich

Chancengerechtigkeit ist uns wichtig, wir streben eine ausgewogene und vielfältige Zusammensetzung unseres Teams und unserer Leitungsgremien an. Wir ermutigen besonders Personen mit familiärer Migrations- oder Fluchtgeschichte, Black People und People of Color, Menschen, die sich zu LGBTIQ* zählen, oder Menschen, die Diskriminierung erfahren (haben), sich bei uns zu bewerben. Schreib uns, falls wir etwas an diesem Einstellungsprozess verbessern sollten, um ihn inklusiver zu machen.

• ein kurzes Motivationsschreiben und deinen Lebenslauf
• dein mögliches Startdatum