Backoffice/Administration Manager*in (m/w/d/x)

Backoffice/Administration Manager*in (m/w/d/x)

Wer wir sind

Die Sovereign Tech Agency hat die Mission, die Grundlagen unseres selbstbestimmten digitalen Handelns zu stärken. Wir sehen offene digitale Infrastrukturen als die Straßen und Brücken der digitalen Welt – essenziell für den Informationsfluss, die Verwaltung, Handel und Innovation. Open-Source-Software bildet das Fundament dieser Infrastruktur. Sie ist unverzichtbar für unsere demokratische Gesellschaft und hat sich als erfolgreichstes Modell der Softwareentwicklung etabliert.

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz investieren wir in kritische Open-Source-Software, entwickeln Programme und Instrumente, die das Open-Source-Ökosystem nachhaltig sichern und die Menschen hinter dem Code unterstützen. Unsere Arbeit ist in Europa einzigartig und setzt Maßstäbe für den Umgang mit digitaler Infrastruktur und Open-Source-Technologie. Unsere Vision: digitale Resilienz, technologische Vielfalt und eine gesicherte digitale Daseinsvorsorge. Gemeinsam gestalten wir eine souveräne digitale Zukunft.

Wen wir suchen

Als Backoffice Manager*in bist Du die erste Anlaufstelle für das Team in administrativen Fragen, zum Beispiel zu Themen wie Reisekostenabrechnung, Travel Management, Bedarfsmeldungen und Ähnlichem. Außerdem bist Du verantwortlich für die Organisation unseres Büro in Berlin. In Zusammenarbeit mit der kaufmännischen Geschäftsführerin kümmerst Du Dich um die Bereiche HR, vorbereitende Buchhaltung, Knowledge Management, Einkauf und Dokumentation.

Deine Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit der kaufmännischen Geschäftsführung beim Aufsetzen von administrativen Prozessen und deren kontinuierlicher Weiterentwicklung (Einkauf, Ablage, Belegerfassung)
• Marktrecherchen, Bewilligungs- und Beschaffungsprozesse
• Vorbereitende Buchhaltung
• Aufbereitung und Pflege von Auswertungen und Dokumentationen
• Unterstützung bei administrativen Abläufen
• Koordination von Bewerbungsverfahren
• Pflege des Teamkalenders
• Lizenzmanagement und -verwaltung
• allgemeine Büroorganisation

Was Du mitbringst

• Abgeschlossene verwaltungstechnische oder kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare mehrjährige Erfahrung
• Erfahrung in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel
• Verhandlungssicheres Deutsch, z.B. Telefonate führen oder Vereinbarungen aushandeln
• Da unsere Unternehmenssprache Englisch ist, solltest Du Dich darin ebenfalls sicher ausdrücken können
• Teamgeist: Du schätzt kollegiale Zusammenarbeit, einen offenen Austausch und gegenseitiges Feedback
• Selbstorganisation: Du arbeitest eigenverantwortlich und proaktiv mit modernen Collaboration-Tools

Für uns ist Deine Motivation genauso wichtig wie Dein Lebenslauf. Wir begrüßen ausdrücklich auch Bewerbungen, die nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir freuen uns darüber hinaus, im Anschreiben mehr über individuelle Eigenschaften und Fähigkeiten zu erfahren, die hier nicht aufgeführt sind, aber relevant für die Stelle sein könnten.

Unser Angebot

• Je nach Erfahrungsstand und Qualifikation bieten wir für diese Rolle eine Vergütung von 47.000-56.000 € brutto jährlich bei einer 40-Stunden-Woche
• Flexible Arbeitsmodelle für alle Lebenssituationen in unserem Büro in Berlin-Mitte, mit der Option, nach Absprache tageweise remote zu arbeiten
  • Anmerkung: Wir haben halbjährliche Team-Treffen in oder um Berlin und fast alle unsere Besprechungen finden in den GMT +1 Arbeitszeiten statt
• 30 Tage Urlaub bei 5 Arbeitstagen pro Woche
• Wir unterstützen dich in deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und ermöglichen die Teilnahme an Fortbildungen
• In unserem kleinen, agilen Team zählt deine Stimme: Es ist explizit erwünscht, eigene Ideen und Vorschläge zur Organisationsentwicklung einzubringen und diese aktiv mitzugestalten

Wir sind ein diverses Team und begrüßen die Bewerbung von BPoC, Menschen mit Behinderung, Menschen mit Migrationsgeschichte und Menschen anderer Gruppen, die in der Technologieentwicklung unterrepräsentiert sind.

Wenn du zu diesen Gruppen gehörst, weise in deiner Bewerbung gerne darauf hin, aber wir möchten darum bitten, in deinen Unterlagen auf ein Foto von dir sowie Informationen zu deinem Wohnort, Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu verzichten.

Bewerbung

Wir werden Dir den Eingang Deiner Unterlagen per E-Mail bestätigen und Dir anschließend weitere Schritte mitteilen. Ein erstes Kennenlerngespräch verabreden wir nach Deiner Kapazität schnellstmöglich, entweder persönlich in Berlin oder per Videocall. Die Stellenausschreibung ist mindestens bis zum 1**. Februar 2025** offen.

Bei Fragen schreibe uns gerne eine E-Mail an luisa@sovereigntechfund.de.