Bürosachbearbeitung (m/w/d) „Geschäftszimmer Behördenleitung“ (20250635_0002)

"Zukunft gestalten, Großes bewegen", dafür steht das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM).

Wir sind eine selbstständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV) und moderner Dienstleister für die Themen Logistik und Mobilität.

Mit unseren Verkehrs- und Betriebskontrollen sorgen wir für Wettbewerbsgerechtigkeit sowie für die Erhöhung der Verkehrssicherheit auf Deutschlands Straßen.

Wir stehen für die Förderung nachhaltiger, moderner Mobilität und tragen so aktiv zum Umwelt- und Klimaschutz bei.

Auf Grundlage von Verkehrsdaten und Marktstudien analysieren wir verkehrsträgerspezifische Informationen und bereiten verkehrspolitische Entscheidungsprozesse vor.

Wir sind verantwortlich für die zivile Notfallvorsorge (ZN) im Straßenverkehr sowie für die logistische verkehrsträgerübergreifende Koordinierung in Krisenlagen.

Aktuell suchen wir für den Stab Leitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet - eine
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Bürosachbearbeitung (m/w/d) „Geschäftszimmer Behördenleitung“
**Der Dienstort ist Köln.
**Referenzcode der Ausschreibung 20250635_0002
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Das Geschäftszimmer Behördenleitung ist Teil des Teams Stab Leitung im Bereich der Koordinierung und der internen und externen Kommunikation. Der Stab Leitung verantwortet daneben auch das Strategische Controlling und Compliance im BALM, die IT-Sicherheit, das Business Continuity Management (BCM), den Geheim- und Sabotageschutz sowie das Krisenmanagement und die Zivile Notfallvorsorge.

Bewerbungsfrist 21. April 2025
Arbeitsbeginn sobald möglich
Arbeitszeit Vollzeit/Teilzeit
Vertragsart unbefristet
Laufbahn mittlerer Dienst
Bewerbergruppe: Tarifbeschäftigte / Beamte

Arbeitsort

Bezeichnung: Bundesamt für Logistik und Mobilität
Ort: Köln
PLZ: 50672
Bundesland: Nordrhein-Westfalen

Dafür brauchen wir Sie

Als Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter „Geschäftszimmer Behördenleitung“ übernehmen Sie hier insbesondere folgende Aufgaben:

Ansprechperson für sämtliche Officemanagement-Themen der Behördenleitung
Termin- und Fristenmanagement
Schnittstellenfunktion für interne und externe Ansprechpersonen sowie angrenzende Bereiche/Ressorts
Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen
Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen
Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente
Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

Ihr Profil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

Abgeschlossene Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug (z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar) oder
nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen oder
für Beamtinnen bzw. Beamte die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst des Bundes

Das wäre wünschenswert:
Wenn Sie sich in einem Großteil der folgenden wichtigen Anforderungskriterien wiederfinden und bereit sind, sich in das Aufgabengebiet einzuarbeiten, sind Sie richtig bei uns:

Durch mehrjährige Praxis belegte Fähigkeit zur Koordination von Leitungsbereichen, verbunden mit ausgeprägter Befähigung zur eigenverantwortlichen Priorisierung
Kommunikations- und Informationsfähigkeit, professionell und durch mehrjährige Praxis belegt, insbesondere gegenüber Politik, Ministerien und Verbänden
Genderkompetenz
Engagement und Eigeninitiative
Rasche Auffassungsgabe
Zuverlässigkeit und Leistungsbereitschaft
Selbstständigkeit und Initiative
Hohe Belastbarkeit, insbesondere bei temporären Arbeitsspitzen und Aufgabenverdichtungen
Hohes Maß an Flexibilität in Abhängigkeit zu Terminvorbereitungen und -lagen
Ausgeprägtes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
Sehr sicheres und gewandtes Auftreten
unbedingte Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
IT-Affinität

Wir begrüßen Bewerbungen insbesondere auch von Quereinsteigenden, die noch nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt sind.

Das bieten wir Ihnen

Eingruppierung in die E9a, Teil I TVEntgO Bund bzw. für Beamtinnen und Beamte Besoldung nach A9m BBesO

Tarifbeschäftigten wird die Tätigkeit zunächst vorübergehend zur Erprobung übertragen (in der Regel 3 Monate). Während der Erprobungszeit wird bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Zulage gem. § 14 TVöD gezahlt.

Regelmäßige Verbeamtungsmöglichkeiten

Mobiles Arbeiten (Homeoffice) an bis zu drei Tagen in der Woche

Rahmenarbeitszeiten von 05:00 Uhr bis 22:00 Uhr (bei Funktionszeit von 09:00 -15:00 Uhr)

Zertifiziertes familienfreundliches Arbeiten (www.beruf-und-familie.de)

Vielfalt in unseren Teams

Aktive Gesundheitsförderung durch das Angebot von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen sowie individuelle Aus-, Fort- und Weiterbildung, auch während einer Elternzeit
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Zentrale Lage** unserer Dienstgebäude in Köln und der 11 Außenstellen, gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie ein Jobticket

Besondere Hinweise

Alle Stellen eignen sich grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 21.04.2025 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite: http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort „Bewerbung mittels Referenzcode“ aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20250635_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnis/Urkunde über den Berufsabschluss bzw. Nachweis über die Laufbahnbefähigung, Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen) als Anlage in Ihr Bewerbendenprofil hoch.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab. Die bei der Zeugnisbewertung anfallenden Gebühren sind durch den Bewerber bzw. die Bewerberin (m/w/d) selbst zu tragen und können nicht erstattet werden.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

Ansprechpersonen

Für weitere Auskünfte steht Ihnen beim Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) Frau Broden-Bernau (Tel.-Nr. 0221 5776-2329) zur Verfügung.