Assistenz/Sekretär*in (m/w/d) bei Helmholtz München

Helmholtz Munich sucht eine Assistenz/Sekretär:in (m/w/d) für die Forschungsgruppe zur Regeneration des zentralen Nervensystems in Martinsried.

Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Leitung
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (inkl. Terminabstimmung, Programmerstellung, Klärung der Raumbelegung, Einladung, Protokoll sowie Reservierung von Fahrmöglichkeiten und Unterbringung externer Teilnehmer:innen)
Bestellung von Verbrauchsmaterialien für die Forschungseinheit
Verwaltung wissenschaftlicher Fördermittel
Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
Gute Zusammenarbeit mit den Sekretariaten des Vorstands und Leiter:innen von Organisationseinheiten

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement) oder andere für die Tätigkeit relevante Berufsausbildungen, oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
Einschlägige mehrjährige Berufspraxis im Büro- und Verwaltungsbereich sowie im Veranstaltungsmanagement
Berufserfahrung in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben
Sehr gute, nachgewiesene Fachkenntnisse und Berufserfahrung in MS Office-Programmen (insbesondere Word, Excel und Outlook)
Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute schriftliche Ausdrucksweise
Sehr gute, nachweisbare Englischkenntnisse (mündlich wie schriftlich)
Organisationsgeschick und Belastbarkeit mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
Strukturierte, selbstständige, zuverlässige und kooperative Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie interkulturelle Kompetenz auch im Umgang mit internationalen Teams und Gästen wünschenswert

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