Assistenz Sekretariat Public Health (d/m/w)

Assistenz Sekretariat Public Health (d/m/w) (129/24)

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Wichtige Informationen

• Arbeitsbeginn : nächstmöglich
• Bewerbungsfrist : 7. Januar 2025
• Befristung : unbefristet
• Vergütung : bis E 9a TVöD
• Standort : Berlin
• Referenznummer : 129/24

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unser Fachgebiet ZIG 2 „Evidenzbasierte Public Health“ freut sich auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgabe bei uns

Leitung des ZIG 2-Büros:

• administrative und logistische Unterstützung bei internationalen Aktivitäten und Projekten, insbesondere in Afrika, Südostasien, Südosteuropa und Zentralasien, einschließlich Unterstützung bei der Budgetplanung
• Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Budgets
• Organisation von Workshops, Telefon- und Videokonferenzen mit Protokollen und Berichten
• Vor– und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
• Erstellung von Informationen für die interne und externe Kommunikation - Memos, E-Mails, Präsentationen, Berichte
• Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Dienstreisen und Einsätzen in Partnerländern (z. B. Reise- und Unterkunftsvermittlung; Abrechnung von Dienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz)
• Vorbereitung von Beschaffungsprozessen für Materialien und Dienstleistungen
• elektronische, postalische und telefonische Korrespondenz in deutscher, englischer, französischer und arabischer Sprache

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• als Executive Assistant, Personal Assistant oder vergleichbar
• in der Planung und Durchführung internationaler Projekte als Projektassistenz
• im Umgang mit einer Buchhaltungssoftware, vorzugsweise MACH
• in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mindestens C1, Grundkenntnisse in Französisch und Arabisch

Persönliche Kompetenzen

• Flexibilität bei neuen Aufgaben und Veränderungen im Arbeitsumfeld
• Leistungsbereitschaft und ein hohes Engagement bei neuen Aufgaben
• Belastbarkeit und Handlungsfähigkeit auch in stressigen Arbeitssituationen
• Konfliktfähigkeit und ein offener Umgang mit Konflikten
• Serviceorientierung durch schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Anfragen
• interkulturelle Kompetenz unter Achtung kultureller Unterschiede

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zu kurzfristigen Reisen und zur Teilnahme an internationalen Einsätzen; gesundheitliche Voraussetzungen (Tropentauglichkeit) müssen erfüllt sein
• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Darauf können Sie sich bei uns freuen

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
• Geförderte Altersvorsorge und Angebot für vermögenswirksame Leistungen inkl. Zuschuss gemäß dem öffentlichen Dienst
• Transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote, wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u.v.m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss
• Besondere Absicherung bei Dienstreisen ins Ausland in Bezug auf Sicherheit und medizinische Versorgung

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

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Zuletzt aktualisiert am 02.12.2024

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