Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Vorzimmer des Bürgermeisters für das Referat für Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Im Referat Verwaltung, Kultur und Recht arbeiten Sie in einem kleinen Team an der Schnittstelle zwischen der Bürgerschaft, dem Gemeinderat mit seinen Fachausschüssen, den Referaten und Fachämtern und unterstützen den Ersten Bürgermeister und den persönlichen Referenten bei der Steuerung des Referats.

Ein Job, der Sie begeistert

• Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
• die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
• Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
• Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
• Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.

Ihr Profil, das zu uns passt

• erfolgreich abgeschlossene anerkannte Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z.B. Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Bereich ist von Vorteil
• fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Anwendungen
• sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
• Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen (gutes Zeitmanagement) und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft

Freuen Sie sich auf

• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
• die Arbeit in einem kleinen kollegialen Team an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Stuttgarter Innenstadt mit Gleitzeit
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich
• attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

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