Assistenz im Büro des Präsidiums (m/w/d)

Die Hochschule für Musik und Theater München (HMTM) zählt zu den bedeutendsten und vielfältigsten Ausbildungsstätten für Musik-, Tanz- und Theaterberufe in Europa und ist ein Begegnungsort in einem international geprägten Umfeld. Mehr als 1.300 Studierende lernen hier in über 100 Studiengängen mit künstlerischem, pädagogischem und wissenschaftlichem Profil. Etwa 500 international renomierte Lehrende und zahlreiche erfolgreiche Alumni tragen zur weltweiten Strahlkraft der Hochschule bei. Mit bis zu 900 Veranstaltungen jährlich bereichert die HMTM das kulturelle Leben Münchens.

Assistenz im Büro des Präsidiums (m/w/d) (Teilzeit 75%)

Im Tandem mit einer weiteren Assistenz unterstützen Sie die Präsidentin und die Hochschulleitung in vielseitigen administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäfts. Sie tragen maßgeblich zur effizienten Büroorganisation, Terminplanung und -koordination, zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie zur Kommunikation innerhalb und außerhalb der Hochschule bei. Ihre strukturierte Arbeitsweise ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Aufgaben der Hochschulleitung.

Ein Arbeitstag kann typischerweise diese Aufgaben enthalten:

• Terminmanagement: Sie koordinieren interne und externe Terminanfragen, pflegen den Terminkalender der Präsidentin und stellen dessen Aktualität sicher.
• Büroorganisation: Sie übernehmen allgemeine Assistenzaufgaben wie die Bearbeitung von Posteingängen, das Erteilen von Auskünften sowie die Verwaltung von Korrespondenz.
• Sitzungsvorbereitung und Protokollführung: Sie begleiten Gremiensitzungen organisatorisch (Senat, Hochschulrat, Hochschulleitung), erstellen Unterlagen und führen Protokolle.
• Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und hochschulinternen Terminen.
• Berufungsverfahren: Sie koordinieren administrative Abläufe bei Berufungsverfahren, planen Sitzungstermine und organisieren Probelehrveranstaltungen.
• Unterstützung bei Sonderthemen: Sie arbeiten eng mit der* m persönlichen Referent* in der Präsidentin und der Hochschulleitung zusammen und unterstützen bei Bedarf sowie bei Sonderaufgaben.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Sie besitzen eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.
• Sie verfügen über sichere Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und beherrschen das Tastschreiben routiniert.
• Eine strukturierte, präzise und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Organisationsgeschick sind für Sie selbstverständlich.
• Sie sind in der Lage, Prioritäten zu setzen und behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick.
• Sie zeichnen sich durch soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Diskretion aus, treten souverän sowie professionell auf und sind sensibel für ein ausgewogenes Verhältnis von Nähe und Distanz.

Das bieten wir Ihnen

Was Sie von uns erwarten können:

• Sie profitieren von den gängigen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. betriebliche Zusatzversorgung VBL), nebst vielfältigen Fortbildungsangeboten.
• Home Office ist partiell grundsätzlich möglich.
• Wir bieten die Möglichkeit zur Verwendung des Angebotes JobBike Bayern sowie vergünstigte Jobtickets für den öffentlichen Personennahverkehr.
• Als Bedienstete* r der staatlichen Münchner Hochschulen steht Ihnen die Nutzung des abwechslungsreichen Angebotes der ZHS (Zentraler Hochschulsport München) zur Verfügung.
• Wir bieten die Nutzung der hauseigenen Kantine.
• Darüber hinaus ermöglichen wir Ihnen die Nutzung eines abwechslungsreichen Programms künstlerischer Veranstaltungen der HMTM.

Wir freuen uns über alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Bewerbende mit einer Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Möchten Sie gerne Teil einer der renommiertesten Kunsthochschulen Europas werden?

Bewerbungsfrist: 19. Januar 2025

Bei inhaltlichen Fragen oder Rückfragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an be*******ng@****.de.

Wir weisen darauf hin, dass die Hochschule keine Reisekosten im Rahmen des Vorstellungsverfahrens übernehmen kann.