Assistenz (d/w/m) der Administrativen Direktor*in

Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitszeiten

  Vollzeit, Teilzeit

• Eintrittsdatum

  ab sofort

• Dauer der Anstellung

  Unbefristet

• Bewerbungsfrist

  15.01.2025

• Kennziffer

  4079

• Entgeltgruppe

  E8

Unternehmensbeschreibung

Die Mission des Berlin Institute of Health in der Charité (BIH) ist die medizinische Translation: Erkenntnisse aus der biomedizinischen Forschung werden in neue Ansätze zur personalisierten Vorhersage, Prävention, Diagnostik und Therapie übertragen, umgekehrt führen Beobachtungen im klinischen Alltag zu neuen Forschungsideen. Ziel ist es, einen relevanten medizinischen Nutzen für Patient*innen und Bürger*innen zu erreichen. Seit 2021 ist das BIH als dritte Säule in die Charité integriert, als Translationsforschungsbereich der Charité.

Wir suchen für das Direktorium zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors in Voll- oder Teilzeit (min. 35h/Woche)

Als Assistent*in (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors unterstützen Sie in einem engagierten Team bestmöglich in der täglich anfallenden Arbeitsorganisation und bei administrativen Tätigkeiten. Neben der Pflege des Kalenders, allgemeinen Büromanagementaufgaben und der Organisation verschiedener Termine sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Organisation und mit externen Stakeholdern.

Das erwartet Sie

• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für das Direktorium, wie bspw.:
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (postalisch, elektronisch und mündlich, teilweise in Englisch)
  • Dienstreiseorganisation
  • Organisatorische Vorbereitung in Absprache mit den persönlichen Referent*innen
  • Erfassung, Weiterverarbeitung, Strukturierung und Pflege direktoriumsrelevanter Informationen
• Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen
• Koordination und Nachverfolgung von Unterschriftenläufen
• Anfertigung und Kontrolle von Übersetzungen (Deutsch-Englisch)

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, bspw. als Kauffrau /-mann für Büromanagement/ -kommunikation, Fremdsprachenkorrespondent*in oder einem vergleichbaren Bereich
• Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Sekretariat
• Umfassende Kenntnisse in der Termin- und Veranstaltungsorganisation sowie der Aufbereitung und Gestaltung von Veranstaltungsmaterialien (z.B. Einladungen, Präsentationen)
• Kenntnisse in der Reiseplanung, im Reisekostenrecht und im Haushaltsrecht von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
• Serviceorientierte, proaktive Arbeitsweise, hohe Teamfähigkeit und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten
• Diskretion, Loyalität und hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das bieten wir Ihnen

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut
• Sehr gut erreichbarer und attraktiver Arbeitsplatz am Spreepalais am Dom, Anna-Louisa-Karsch-Str. 2, 10178 Berlin
• Entgeltgruppe E08 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus der Berufserfahrung. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Sonder- oder Zusatzzahlungen angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
• Zusätzliche im öffentlichen Dienst übliche Leistungen (u.a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen)
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche)
• Diverse Unterstützungsangebote um Berufsleben und Familie zu vereinbaren (Kinderbetreuung, Kooperation mit voiio)
• Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mobiles Bürgeramt vor Ort
• Corporate Benefits (Reisen, Freizeit, Shopping uvm.), Charité Gympass, Fahrradleasing oder –abo (JobRad, mylo)

Wir leben Vielfalt!

Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Bewerbungsformular mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen (wie Arbeitgeberzeugnisse, Abschlusszeugnisse etc.) bis zum 15.01.2025 unter Angabe der Kennziffer 4079 ein.

Hinweis: Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Abschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt werden. Wir weisen auf die eventuelle Notwendigkeit der Ausstellung einer Zeugnisbewertung der ZAB hin. Mehr Informationen finden Sie hier.

Einstellungsvoraussetzung für nach 1970 Geborene ist der Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung.

Nähere Informationen zum BIH finden Sie hier.

Ansprechperson

Für fachliche Rückfragen zur Stellenausschreibung steht Ihnen Frau Julia Engel (E-Mail: a*******r@bi*-*******te.de) gerne zur Verfügung.