Verwaltungsassistenz für Finanz- und Sekretariatsangelegenheiten (m/w/d)

Ihr Arbeitsplatz

Das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) ist der interne IT-Dienstleister der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) - einer Universität mit rund 40.000 Studierenden und ca. 6.500 Beschäftigten. Das RRZE stellt die IT-Infrastruktur und die IT-Basisdienste bereit. Es unterstützt im Rahmen des Regionalkonzeptes weitere Hochschulen und Universitäten in der Umgebung.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bzw. Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

Sekretariat Haushalts- und Kassenwesen:
- Steuerung des Bestellprozesses am RRZE
- Überwachung und Verwaltung von Finanzkonten, einschließlich der Kontrolle von Eingängen und Ausgängen
- Sicherstellung der Einhaltung der Richtlinien der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) und der Zentralen Universitätsverwaltung im Bereich des Bestellwesens, um die Compliance und Transparenz zu gewährleisten
- Durchführen von Buchungen in der Finanz- und Sachmittelverwaltung der FAU
Unterstützung bei der Personalverwaltung:
- Erstellung und Vorbereitung von Personalanträgen
- Qualitätssicherung und Korrektur von Personalformularen
- Anlegen von Beschäftigten in der Elektronischen Zeiterfassung
Office Management:
- Empfang und Betreuung von Besuchenden und Anrufenden
- Koordination von Terminen und Reisen (In- und Ausland) für Beschäftigte des RRZE

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
Bereitschaft zur Einarbeitung in die Bedienung von Finanz- und Sachmittelverwaltungssysteme
Idealerweise Kenntnisse der einschlägigen Beschaffungsrichtlinien, insbesondere Bayerisches Haushaltsrecht (BayHO) und Vergabeverordnung (VOL)
Erste Kenntnisse in Anlage und Verwaltung von Nutzern in der elektronischen Zeiterfassung (z. B. AIDA) von Vorteil
Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)
Serviceorientiertes und professionelles Auftreten
Selbstständige Arbeitsweise
Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt

Die FAU als Arbeitgeber

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU), gegründet im Jahr 1743, zählt mit knapp 40.000 Studierenden und 6.600 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Unsere fünf Fakultäten bieten ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen, von den Natur- und Ingenieurwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaftswissenschaften bis hin zu den Geisteswissenschaften und Theologie. Bürokratisch unterstützt werden die Fakultäten durch unsere Mitarbeitenden der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV).

Was die FAU als Volluniversität wirklich auszeichnet, ist unsere lebendige Interdisziplinarität. Forschung und Lehre heben sich durch intensive fachübergreifende Zusammenarbeit ab, die unser Universitätsleben prägt. Hier entstehen innovative Ideen und Lösungen. Willkommen an der FAU, wo Wissen verbindet und Zukunft gestaltet wird.

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Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab?

Bewerbung über Online-Bewerbungsverfahren
Automatische Empfangsbestätigung per Mail
Sichtung der Bewerbungen durch Beschäftigungsstelle
Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch
Optionale Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch vor Ort
Gibt es ein Match?
Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
Beteiligung des Personalrats
Arbeitsbeginn – Herzlich Willkommen bei der FAU

Anmerkung

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.

Veröffentlichungsdatum: 17.04.2025, Posteransicht

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Bewerbungsschluss: 01.05.2025