Assistent*in (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung/des Vorstands

Assistentin / Assistenten (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung/des Vorstands (20243028_0002)

Der Deutsche Wetterdienst ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten. Mehr unter www.damit-alles-läuft.de.

Arbeitsort

Dafür brauchen wir Sie

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

• Allgemeine Assistenztätigkeiten (in Zusammenarbeit mit einer weiteren Kollegin):
  o Sichtung und Priorisierung der E-Mails, Posteingänge sowie Telefonate
  o Überwachung und Führung der Terminkalender
  o Planung und Betreuung von Veranstaltungen
  o Planung und Vorbereitung von Dienstreisen
  o Budgetüberwachung und die unterstützende Tätigkeit bei der Einsatzplanung von Finanz-Instrumenten
• Allgemeine Bürotätigkeiten verstärkt mit digitalen Programmen
• Teilaufgaben im Rahmen der Steuerungsinstrumente und Innovationsprojekte (Digitalisierung, Controlling, etc.)

Ihr Profil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement o.ä.
• Bereitschaft Dienste im Vorzimmer sind auch an Nachmittagen bis 16:00 Uhr wahrzunehmen
• Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Level C1 CEFR)
• Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Level B1 CEFR)
  **
  Das wäre wünschenswert:**
• Kenntnisse in der Büroorganisation unter Nutzung der MS Office Standardprogramme
• Kenntnisse in digitalen Kommunikations- und Informationstools (E-Akte, Confluence, etc.)
• Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
• Kenntnisse im unterstützenden Controlling oder Projektmanagement
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordinierung von Teams und Überwachung von Terminaufgaben
• Auffassungsgabe, um die wichtigen Sachverhalte innerhalb der eigenen Aufgaben zu erkennen
• Leistungsmotivation, um bei der Zieleerreichung über das übliche Maß hinaus engagiert zu sein
• Planungs- und Organisationsfähigkeit realisiert regelmäßig Termintreue und priorisiert Aufgaben
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit zur fokussierten Wissensweitergabe an Mitwirkende
• Fähigkeit zur verlässlichen und konstruktiven Zusammenarbeit mit anderen Personen
• Digitalkompetenz im Sinne der aktiven Nutzung einer Vielzahl an digitalen Anwendungen
• Flexibilität, um sich auf geänderte Vorgaben einzustellen und neue Aufgaben zu bearbeiten

Das bieten wir Ihnen

• Gute Verkehrsanbindung (ÖPNV, Auto)
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
• Umfassende Einarbeitung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
• Begrenzte Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Flexible Arbeitszeiten durch Funktions- und Gleitzeitmodell (nach Absprache mit der Geschäftsbereichsleitung)

Der Dienstposten ist nach Bes.-Gr. A 8 BBesG/Entg.-Gr. E 8, Teil I der Anlage 1 zum TV EntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen.

Der Deutsche Wetterdienst versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und wurde entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.beruf-und-familie.de.

Besondere Hinweise

Die Besetzung des Dienstpostens in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter http://www.kmk.org/zab
Die bei der Zeugnisbewertung anfallenden Gebühren sind durch die Bewerberin/den Bewerber selbst zu tragen und können nicht erstattet werden.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

Ansprechpersonen

Für nähere Auskünfte steht Ihnen im Deutschen Wetterdienst Frau Sabrina Lanzinger-Jäger, Tel.: 069 8062-3475, zur Verfügung.