Sachbearbeiter*in Drittmittel (m/w/d)
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Einführung
Das Max-Planck-Institut für Geoanthropologie in Jena sucht eine*n Sachbearbeiter*in Drittmittel für den wissenschaftsstützenden Servicebereich. Die Aufgaben umfassen die Unterstützung bei der Antragstellung, Kostenkalkulation, Controlling der Mittelbewirtschaftung, Erstellung von Berichten, Kommunikation mit Mittelgebern und interne Abstimmungen. Gesucht wird eine Person mit kaufmännischer Ausbildung, Erfahrung in der Drittmittelverwaltung, Teamfähigkeit, Sprachkenntnissen und Verhandlungsgeschick. Das Angebot beinhaltet eine interessante Tätigkeit im internationalen Forschungsumfeld mit Tarifvergütung und Sozialleistungen.
Aufgaben
- Unterstützung der Wissenschaftler*innen beim administrativen Teil der Antragstellung für Drittmittelprojekte
- Kalkulation und Planung der Kosten für Drittmittelprojekte unter Vorgabe der Mittelgeber
- Controlling und eigenverantwortliches Überwachen der Mittelbewirtschaftung mittels SAP
- Sicherstellen der Buchungen / Vereinnahmen der Programmpauschalen oder Overheads in Abstimmung mit der Verwaltung des Instituts
- Erstellen von Zwischennachweisen, Forschungs- und Finanzberichten sowie Vorbereitung der Unterlagen zur Auditierung
- Abstimmungen mit den Mittelgebern und Wirtschaftsprüfern bzw. interne Revision
- hausinterne Kommunikation zur Bewirtschaftung der Drittmittel zwischen WissenschaftlerInnen und Verwaltung
- Selbstständige Überwachung der Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss des Instituts
- Eigenständige Kommunikation und Klärung von Detailfragen mit den Drittmittelgebern
- Eigenständige Anforderung von Drittmitteln nach dem jeweils entsprechenden Verfahren
Voraussetzungen
- Abgeschlossenes Hochschulstudium oder abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich
- Nachweisbare mehrjährige Erfahrungen in der administrativen Vorbereitung, Betreuung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Forschungsverbünden und Konsortien
- Nachweisbare mehrjährige Erfahrungen in der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln
- ausgeprägte Teamfähigkeit und interkulturelle Kompetenz sowie Serviceorientierung, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- hohe Flexibilität und Belastbarkeit, bei sehr gutem Zeit- und Prioritätenmanagement
- sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift; Kenntnisse einer weiteren Sprache wünschenswert
- eine zielorientierte, verbindliche, strukturierte Arbeitsweise
- Organisationstalent, Verhandlungs- und Vermittlungsgeschick
- Erfahrungen in und Interesse an der Zusammenarbeit mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in einer Forschungseinrichtung
Benefits
- Interessante und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, anregenden und unterstützenden internationalen Forschungsumfeld
- Vergütung nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
- Sozialleistungen nach den Vorschriften des öffentlichen Dienstes
- Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr (Jobticket)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Förderung von Vielfalt und Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Verweise auf baito
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